« Une de nos premiers objectifs quand on entre chez un client, c’est de faire diminuer la production de courriels », annonce Dominic Larochelle, vice-président des solutions numériques de Chuck & Co. (Photo: 123RF)
PME. Les entrepreneurs manquent cruellement de temps — du temps pour trouver et réclamer des crédits d’impôt (31 %), pour entamer un virage vers l’automatisation (26 %) ou même un virage vert (21 %)… Et ce qui gruge du temps, c’est souvent le volet « administratif » des affaires. Des chaînes de courriels qui n’en finissent plus, des procédures de gestion répétitives, mal adaptées à l’époque, et ainsi de suite. Conseils aux entrepreneurs pour récupérer du temps à la fin de la journée.
« Une de nos premiers objectifs quand on entre chez un client, c’est de faire diminuer la production de courriels », annonce Dominic Larochelle, vice-président des solutions numériques de Chuck & Co. La firme de consultation en transformation numérique aide des entreprises à optimiser la gestion de l’information en interne. Dans le cas des courriels, une bonne pratique est de mener les discussions entre collègues et le partage de documents sur une plateforme numérique automatisée, ayant un forum de discussion et un centre de partage de documents. Idéalement, explique le VP, on veut que tous les employés concernés par une conversation ou un document aient accès à la même version et aux mêmes informations.
Pour Dominic Larochelle, une partie du problème prend sa source dans la pandémie. « Plusieurs PME ont alors installé Teams à la va-vite, parce qu’ils en avaient besoin. Elles ont laissé ces outils entre les mains des employés, sans mettre de gouvernance ni de structure en place, et aujourd’hui, elles constatent qu’elles ont perdu le contrôle. »
Plutôt que d’encourager les employés à tester leurs propres optimisations, il est préférable de commencer par cartographier l’ensemble des processus d’échange de l’information dans l’entreprise. « La pandémie a introduit de nouvelles pratiques d’organisation du travail, et il y a parfois des écarts entre ce que les gestionnaires pensent que les employés font et la réalité », note Dominique Robichaud, conseillère de Chuck & Co. Un exercice de cartographie permet d’avoir l’heure juste sur le fonctionnement réel des équipes de travail. Ce faisant, il est alors possible d’identifier des occasions d’optimiser ou d’automatiser des tâches administratives sans grande valeur ajoutée.
« Un bon exemple est la prise de rendez-vous, illustre la conseillère. Une PME peut automatiser la prise de rendez-vous avec ses clients ou ses fournisseurs, sans que ce soit très compliqué. Il suffit de partager ses disponibilités dans un calendrier en ligne à travers lequel la personne choisit elle-même son heure de rendez-vous, ce qui évite un échange de courriels inutile. »
Une question de connectivité
Au-delà des processus de travail, la connectivité entre les systèmes est un autre élément intéressant à considérer pour gagner du temps. « La majorité des PME intègrent les systèmes par grappes, constate Eddie Darac, directeur conseil pour Gestion bureau sans papier (BSP). Elles ont Office 360, Mail Chimp, SurveyMonkey, Canva, Asana pour la gestion de projet, Acomba pour la facturation. Pour extraire et analyser l’information, ça peut devenir très laborieux et énergivore. »
Le consultant donne l’exemple d’un client récent, dont trois de ses techniciennes passaient 53 % de leur temps à « entrer » des factures papiers dans un logiciel comptable. « Nous les avons aidés à migrer vers un logiciel de Gestion de la relation client (CRM). Le département de comptabilité a pu doubler sa capacité de travail sans faire aucune nouvelle embauche. »
Eddie Darac cite un autre client, Armoires AD+, qui a lui aussi choisi d’améliorer la connectivité de ces systèmes. L’entreprise basée en Beauce, spécialisée dans la conception, la fabrication et l’installation d’armoires, a longtemps fonctionné en silo pour la gestion des projets. Par exemple, les techniciens devaient écrire manuellement des courriels au gestionnaire du projet pour obtenir l’information requise pour l’installation des armoires chez le client.
En 2018, l’entreprise a décidé de centraliser ses données techniques et commerciales dans le CRM de la suite Zoho, pour ensuite y connecter ses logiciels de design et de gestion des achats de matières premières (ERP). Elle évalue avoir gagné « 20 heures en administration » par semaine. Ce genre de retombées réjouiraient plus d’un entrepreneur.
