« Au Palais, au moins quatre recherchistes scrutent à la loupe le calendrier des grands événements de plus de 800 délégués que l’établissement pourrait accueillir au cours des dix prochaines années », explique Luc Charbonneau, VP au développement des affaires et des alliances stratégiques au Palais des congrès de Montréal.
RÉUNIONS ET CONGRÈS. En tourisme d’affaires, il est toujours bon d’avoir dans sa cour des infrastructures modernes pour attirer les grands et petits événements. Mais cela ne suffit pas. C’est ici qu’entrent en scène le charisme et surtout les talents de persuasion des « ambassadeurs ». Bienvenue dans les jeux de coulisses d’un savoir-faire qui bonifie les calendriers d’événements de toutes catégories, et ce, partout au Québec.
A priori, les équipes de vente et de développement des affaires des établissements offrant des espaces de réunions et de congrès constituent les « émissaires de première ligne ».
Parlez-en à tous les gestionnaires de l’industrie touristique du milieu des affaires. Les conseillers les plus expérimentés sur le plan relationnel et sur les connaissances du produit obtiennent généralement de bien plus grands succès que les autres pour vendre une destination. Une recette qui est éprouvée depuis des décennies.
Or, même ces équipes hors pair ont besoin d’un coup de main provenant d’une catégorie particulière d’ambassadeurs afin de convaincre des organisations à choisir leur destination. « On les appelle nos champions locaux », indique Luc Charbonneau, vice-président au développement des affaires et des alliances stratégiques au Palais des congrès de Montréal.
Depuis bientôt 40 ans, le Palais des congrès entretient méticuleusement son club des ambassadeurs. Ce réseau, qui compte plus de 350 personnes, regroupe principalement des chirurgiens, des médecins, des ingénieurs, des professeurs, des chercheurs, des industriels et autres sommités qui rayonnent dans leurs secteurs respectifs.
« Chacune de ces personnalités, qui gravitent dans les hautes sphères de son domaine respectif, a été clairement considérée comme ayant la capacité d’aider le Palais à séduire des organisations internationales à venir présenter leur grand rendez-vous au cœur de Montréal », explique Luc Charbonneau.
« Grâce à leur position et à leurs réalisations professionnelles, ces ambassadeurs ont été la bougie d’allumage d’au moins 55 % des 441 événements internationaux tenus depuis les quatre dernières décennies au Palais des congrès de Montréal », affirme le gestionnaire. Les retombées économiques de l’ensemble de leurs rendez-vous sont estimées à de plus de 1,2 milliard de dollars pour la ville, insiste-t-il. Et cela se poursuit. Au moins 7 des 13 événements internationaux prévus au calendrier de la présente année relèvent du travail de persuasion de ces champions qui font partie de la liste chère au Palais.
Au Centre des congrès de Québec (CCQ), qui a vu le jour en 1995, ce sont plus de 95 % de la quinzaine d’événements internationaux annuels qui sont redevables aux techniques de persuasion déployées par les quelque 150 membres du Cercle des ambassadeurs de Québec, avance Nathalie Nault, responsable du Cercle depuis plus de 20 ans. « Des événements que Québec n’aurait sans doute jamais accueillis sans l’aide de ces précieux contributeurs », insiste-t-elle.
Du travail en amont
Mentionnons que derrière chaque ambassadeur, il y a d’abord un travail de recherche de longue haleine mené en amont par les équipes des ventes. « Au Palais, au moins quatre recherchistes scrutent à la loupe le calendrier des grands événements de plus de 800 délégués que l’établissement pourrait accueillir au cours des dix prochaines années », explique Luc Charbonneau.
Événement d’affaires Montréal, note-t-il, dispose, lui aussi, d’une équipe pour les événements de moins de 800 délégués. À Québec, outre l’escouade du CCQ, qui analyse de près les événements internationaux de plus de 500 délégués, Québec Destination affaires dispose, elle aussi, d’un contingent qui assure ce travail de vigie pour les événements internationaux de moins de 500 participants.
Une fois que ces personnes clés sont trouvées, encore faut-il réussir à les investir de leur délicate mission. « Nos délégués disposent souvent de très peu de temps pour convaincre ces potentiels champions aux agendas très chargés », fait savoir Luc Charbonneau. Qu’à cela ne tienne, le processus du Palais des congrès fait école partout dans le monde. « Il n’est pas rare qu’une Ville nous contacte pour bénéficier de nos conseils pour l’obtention d’un congrès. Des conseils qui, évidemment, nous avons un plaisir de partager après avoir nous-mêmes obtenu l’événement en question », conclut Luc Charbonneau.
