L’Hôtel Universel de Rivière-du-Loup a ouvert un penthouse au 7e étage. Il est équipé d’une table de conférence pour 20 personnes, d’un salon et d’une cuisine complète. (Photo: courtoisie)
RÉUNIONS ET CONGRÈS. Que vous alliez à Trois-Rivières, Val-d’Or, Sherbrooke ou Gaspé, chaque destination renferme une foule d’ingrédients ayant le potentiel de faire lever un événement. Lorsque la synergie entre les divers acteurs liés au tourisme d’affaires est palpable, c’est encore mieux. La recette locale se transforme alors en souvenir mémorable pour la totalité des participants.
Depuis une décennie, la directrice générale de Tourisme Rivière-du-Loup, Monique Dionne, assiste à l’éclosion de sa destination. Les sondages menés auprès des participants de passage en ville pour un congrès sont unanimes. « Plus de 99 % des répondants ont été conquis par l’accueil louperivois », affirme-t-elle. Tour de bateau sur le fleuve, dîner aux pattes de crabes des neiges, cocktail VIP dans le chic Penthouse de l’Hôtel Universel, tournée des producteurs agricoles locaux… tous ont été charmés par l’unicité de l’offre de la destination, dit-elle.
Or, ces petites attentions ne suffisent pas. Le plus grand effort qui doit être d’abord déployé est celui de viser à convaincre chaque organisateur de choisir sa destination – le fameux facteur « wow », reconnaît Mme Dionne. « Chez nous, ce facteur » wow » repose en grande partie sur la synergie entre les trois hôteliers de notre territoire, qui collaborent étroitement entre eux, détaille-t-elle. Sans ce travail d’équipe qui étonne chaque fois les organisateurs, Rivière-du-Loup n’accueillerait certainement pas une soixantaine de congrès et événements majeurs par année. »
Transformer la pression en simplicité
Tous ceux qui gravitent autour de l’industrie du tourisme d’affaires vous le diront : la plupart des organisateurs d’événements développent des liens particuliers avec tout au plus de trois à cinq destinations. Aller ailleurs devient trop compliqué, car cela demande davantage d’énergie. « Par conséquent, ces organisateurs favorisent le même réseau de lieux jusqu’au jour où des membres de leur regroupement effectuent des pressions pour que l’événement se déroule aussi dans leur ville », observe Nancy Lambert, directrice, Tourisme et congrès à Saint-Hyacinthe Technopole.
C’est alors que le premier contact avec une nouvelle destination prend une importance capitale. « La toute première personne chez nous qui s’entretient avec un organisateur tenu de sortir de son réseau doit montrer dès les premiers instants que notre destination, même si elle lui est imposée, va lui simplifier la vie, explique-t-elle. Et ça, c’est le premier facteur » wow » qui fait partie de la recette du succès d’un événement. »
Plus cette relation devient « étroite, vraie et naturelle », plus il sera facile de montrer à l’organisateur de quoi dispose la destination pour éblouir les participants, souligne Mme Lambert. C’est justement ce qui a incité plusieurs bureaux de congrès municipaux et régionaux à mettre en place un service clé en main. Une seule personne prend alors en charge les besoins et attentes de chaque organisateur.
À Laval, ce souci de la première impression va encore plus loin. Il s’est transformé en programme du Simplificateur certifié. Depuis trois ans, la majorité du personnel des équipes de vente des produits liés au tourisme d’affaires partout sur le territoire ont suivi cette certification qui les aide à connaître l’offre lavalloise jusqu’au bout des ongles, indique Geneviève Roy, présidente et directrice générale de Tourisme Laval.
« Peu importe que ces personnes travaillent dans un hôtel, un restaurant ou une attraction touristique, elles détiennent des informations sur le « produit affaires » de Tourisme Laval, que ce soit à propos du réseau de transport qui mène au métro, des divers fournisseurs de service, des produits agricoles de la région, des bonnes tables, de la capacité des salles… Ce sont devenus des ambassadeurs de Laval », explique Mme Roy. Une connaissance qui surprend les organisateurs.
Une croisière-excursion à bord du bateau «La Tournée» pour un effet «wow» assuré. (Photo: Steeve Girard)
La petite séduction avant la grande
Quoi qu’il en soit, une destination aura beau disposer du meilleur matériel marketing – photos, vidéos, site web interactif, etc. -, rien ne remplace une visite des lieux en chair et en os pour gagner la tête, et surtout le coeur, de l’organisateur, soutient Mme Lambert. Les relations humaines qui se développent lors de ces visites demeurent la clé pour impressionner la clientèle d’affaires, précise-t-elle.
De l’avis de plusieurs bureaux de congrès et de tourisme, ces « opérations charme » affichent généralement un excellent taux de rétention, estimé à plus de 75 %. « Encore faut-il réussir à faire déplacer ces organisateurs chez nous, prévient Mme Dionne. Ils sont désormais largement sollicités par des dizaines d’autres destinations. »
