L’Association des avocats et avocates de province a décidé il y a trois mois de tenir compte du désir de plusieurs de ses membres en organisant son congrès annuel en présentiel à l’Estimont Suites & Spa, situé à Orford. (Photo: courtoisie)
RÉUNIONS ET CONGRÈS. Quelques organisations ont accepté de partager avec Les Affaires les défis de leurs projets de rencontre en personne.
Un congrès en présentiel, svp!
La décision a été prise il y a trois mois déjà : l’Association des avocats et avocates de province (AAP) tiendra son congrès annuel du 23 au 25 septembre à l’Estrimont Suites & Spa, à Orford. Plus de 150 personnes sont attendues à cet événement présenté exclusivement sur place. « La foule sera moins nombreuse que les 200 à 225 personnes que réunit généralement notre congrès, mais c’est déjà une cinquantaine d’inscriptions de plus que ce que l’on attendait», avoue la directrice générale de l’AAP, Isabelle Bonin. En plus de l’assemblée générale des membres de l’AAP, plus de 10 heures et demie de formation seront proposées aux congressistes.
L’an dernier l’Association avait opté pour une assemblée générale hybride. Toutefois, comme l’expérience n’a pas été concluante et qu’il en coûterait plus du double, voire le triple, en frais d’organisation pour assurer un événement hybride avec un son et des images de qualité, cette option ne figurait pas sur la table pour 2021, signale la directrice générale. « Plusieurs de nos membres nous ont aussi exprimé leur désir de prendre part à un congrès en présentiel », précise-t-elle. La gestionnaire ajoute que le conseil d’administration de l’AAP tient déjà des réunions en personne depuis le début de l’année.
Des maires qui veulent se voir
En septembre et en octobre, les élus de la MRC de Memphrémagog se donneront rendez-vous dans une même salle pour y tenir leurs conseils de maires. « Étant donné que 12 des 17 élus ne brigueront pas de nouveau mandat aux élections municipales de novembre, les maires ont souhaité tenir leur conseil en mode présentiel pour leurs deux dernières rencontres », indique Hugues Ménard, coordonnateur à l’aménagement du territoire de la MRC.
Généralement organisées dans les bureaux de la MRC, situés à Magog, les deux rencontres se tiendront cette fois dans une salle communautaire, à Sainte-Catherine-de-Hatley. « Une mesure exceptionnelle afin de répondre aux règles sanitaires en vigueur », précise Hugues Ménard. Outre les élus et trois employés permanents de la MRC, ces rencontres devraient accueillir une trentaine de citoyens.
Ils ont beaucoup hésité, mais…
Pour la première fois en deux ans, l’Association des stations de ski du Québec (ASSQ) devait tenir son assemblée générale annuelle (AGA) avec des participants dans la salle. « On avait fait les démarches pour présenter notre AGA sous une formule hybride à la fin du mois de septembre dans un hôtel de Laval. La rencontre devrait réunir sur place près de 40 % des 75 participants que rassemble généralement ce rendez-vous », rapporte Yves Juneau, PDG de l’ASSQ. Plusieurs de ses membres avaient démontré un fort intérêt pour se rencontrer en personne, souligne-t-il.
Toutefois, l’organisation a fait volte-face. Craignant la hausse des variants, l’ASSQ privilégiera à nouveau la méthode virtuelle. « Nous ne souhaitons pas prendre de risque », note le PDG. Il fait remarquer que l’organisation d’un événement hybride ne vient pas sans quelques obstacles à surmonter. « Au moins trois hôtels du Grand Montréal que nous avions approchés n’offraient pas ce service, indique-t-il. Et au moins trois autres exigeaient des frais de salle quatre fois plus élevés que ce que coûte généralement ce rendez-vous annuel. »
Une entrepreneuse ambivalente
Ambivalente. Voilà comment se sentait Marjolaine Castonguay, PDG de Pesca Environnement, à Carleton-sur-Mer, en Gaspésie, au début du mois de septembre. Cette firme de consultants spécialisée dans les études d’impacts environnementaux préparait un événement automnal afin de souligner son 30e anniversaire. « Depuis des semaines que je pèse le pour et le contre entre une formule présentielle ou virtuelle. Mais certainement pas en mode hybride ; je souhaite que tous mes employés vivent la même expérience », souligne la dirigeante qui a finalement opté pour une solution virtuelle. Son vœu de réunir à tout prix sa troupe d’une quarantaine de personnes sous un même toit soulevait trop de questions, admet-elle. « Aurais-je dû embaucher deux surveillants comme l’ont fait les organisateurs d’une soirée reconnaissance à laquelle j’ai assisté à Québec au début du mois ? Quel aurait été le message retenu par mes employés si les règles sanitaires n’avaient pas été respectées lors de la rencontre ? s’est demandé la biologiste de formation. Je ressentais une trop forte pression de responsabilité sociale envers mon personnel. »
Heureusement, Marjolaine Castonguay avait négocié un « cadeau d’anniversaire » auprès des trois fournisseurs gaspésiens — traiteur, hôtelier et fournisseur d’activités sportives — qui devaient assurer le succès de l’événement en personne : la possibilité de tout annuler, sans pénalité, à 14 jours d’avis.
