De nombreuses entreprises privilégient désormais la distribution de billets de consommation plutôt que d’offrir une soirée avec bar ouvert, souligne Michel Huard, président de Production Imagine. (Photo: courtoisie)
RÉUNIONS ET CONGRÈS. Pour braver la tempête inflationniste, les planificateurs multiplient les solutions. En voici quelques-unes.
1- Montez les salles durant le jour
Avant la pandémie, il était fréquent pour les organisations d’entamer la préparation de leurs salles dès minuit, juste avant le début de leur événement le lendemain matin. « Aujourd’hui, les monteurs de salles qui acceptent de travailler au petit matin le font à temps double, même triple. Pour éviter ces surplus, les organisations ont avantage à réserver leurs espaces congrès une journée à l’avance afin de procéder à l’installation de leur équipement durant le jour », suggère le consultant Alain Brissette.
2- Parlez aux autres clients
Autre conseil technique proposé par le planificateur Alain Brissette à sa clientèle est de prendre contact avec l’organisation qui précède ou succède la tenue de votre événement. « Il arrive régulièrement que les organisations fassent appel aux mêmes fournisseurs. Dans ce cas, les deux parties peuvent trouver un moyen d’agencer leur aménagement de salles, leurs menus et se partager ainsi les coûts. »
3- Réduisez vos activités et autres frais
Plusieurs organisations ont commencé à retrancher une journée à la programmation de leur congrès, observe le président de Production Imagine, Michel Huard, dont l’entreprise travaille avec plus d’une centaine de clients à travers la province. Certaines vont également minimiser les frais de décor et réduire le nombre de banquets, renchérit la PDG de Services Pelletier, Gosselin (SPG), Lyne Major. « Quant aux entreprises qui privilégient des soirées, la majorité opte désormais pour la distribution de billets de consommation (de deux à trois) plutôt que d’offrir une soirée avec bar ouvert », ajoute Michel Huard.
4- Privilégiez les régions
Que ce soit à Drummondville, Saint-Hyacinthe, Trois-Rivières, Sherbrooke et même dans la grande région de Québec, la facture est bien souvent moins chère de 20 % à 30 % que ce qu’il en coûtera pour un même événement à Montréal et à Laval, affirme Patrice Cazelais, président de Réseautage en direct. L’organisateur qui, depuis deux décennies, tire les ficelles d’un peu plus de 600 rendez-vous annuels pour aider les entrepreneurs à mieux réseauter, constate que les établissements en région font preuve de plus de flexibilité. À plusieurs endroits, précise-t-il, le stationnement est gratuit. « Quoique les restaurateurs, eux, demeurent plus rigides sur leurs offres de service, et ce, quelle que soit la région », prévient-il.
Très ouvert à l’idée régionale, Sébastien Pelland, PDG de l’entreprise montréalaise créatrice d’événements Kumpanni — trois des quatre congrès qu’il organise en 2023 ont justement eu lieu à Saint-Hyacinthe —, émet toutefois quelques réserves. « Certes, les réductions de prix peuvent être intéressantes. D’autant plus que les événements en région sont généralement assortis de sorties touristiques. Des activités qui peuvent constituer de solides arguments d’attraction auprès des délégués », indique-t-il. Toutefois, les organisations qui optent pour des destinations régionales, notamment celles dont le budget des opérations repose en majorité sur les revenus générés lors de leur rendez-vous annuel, ont intérêt à consulter leurs membres. « Il faut tenir compte de la distance à parcourir pour les participants. Si le bassin principal de délégués se trouve près de la grande région de Montréal, l’organisation risque de perdre des joueurs… et du coup, de précieux revenus », avertit le planificateur.
5- Impliquez davantage vos partenaires financiers
Les commanditaires ont toujours fait partie de l’équation dans la planification budgétaire d’un événement. « Et ça l’est encore plus dans le contexte actuel » soulève Lyne Major. Invitez-les à contribuer lors des pauses, des repas, à l’animation, conseille-t-elle. Faites-en des partenaires privilégiés de votre rassemblement. « N’hésitez pas à leur demander de fournir leur propre matériel promotionnel plutôt que de le produire vous-même aux couleurs de votre rendez-vous. »
6- Travaillez en équipe
Au Centre des congrès de Québec, on note une nouvelle tendance : le regroupement associatif. « Au cours des deux dernières années, nous avons remarqué que des associations se sont regroupées pour former une seule et nouvelle entité. D’autres, tout en conservant leur identité, ont travaillé en commun afin de présenter un événement conjoint », indique Ann Cantin, directrice des communications de l’établissement. Ce qui permet de réduire leurs coûts respectifs.
7- Ayez un calendrier flexible
À moins de rares exceptions, comme c’est le cas pour le nouvel hôtel Honeyrose, à Montréal, la plupart des hôtels avec de grandes salles exigent un bloc de réservation de chambres pour inscrire les dates d’un événement au sein de leur calendrier. Particulièrement pour les mois les plus populaires de l’année en tourisme d’affaires, soit avril, mai, juin, septembre et octobre. Plusieurs sources soutiennent que le nombre de chambres par jour exigé avoisine désormais le chiffre de 200. « Raison pour laquelle je demande quelles sont les dates du calendrier le plus favorable pour planifier à long terme un événement avec un nombre moins élevé de chambres, explique Lyne Major. Ce sont, en général, des périodes où les prix sont un peu plus flexibles et propices aux négociations. »
Abonnez-vous gratuitement aux infolettres de Les Affaires et suivez l’actualité économique et financière au Québec et à l’international, directement livrée dans votre boîte courriel.
Avec nos trois infolettres quotidiennes, envoyées le matin, le midi et le soir, restez au fait des soubresauts de la Bourse, des nouvelles du jour et retrouvez les billets d’opinion de nos experts invités qui soulèvent les enjeux qui préoccupent la communauté des affaires.
