La pire chose à faire, c'est de ni saluer ni signer un courriel professionnel. (Photo: Parker Byrd pour Unsplash)
MAUDITE JOB! est une rubrique où Olivier Schmouker répond à vos interrogations les plus croustillantes [et les plus pertinentes] sur le monde de l’entreprise moderne… et, bien sûr, de ses travers. Un rendez-vous à lire les mardis et les jeudis. Vous avez envie de participer? Envoyez-nous votre question à mauditejob@groupecontex.ca
Q. — «Je suis toujours en proie aux doutes quand je rédige un courriel professionnel: quelle formule utiliser pour bien le démarrer? Laquelle choisir pour le clore? Serait-il bon, de temps à autre, d’ajouter un émoticône? etc. Avez-vous des conseils pratiques à ce sujet?» – Maud
R. — Chère Maud, pour vous répondre, je vais m’appuyer sur une étude menée par Perkbox, une plateforme numérique britannique offrant aux entreprises différents services en matière de ressources humaines. Celle-ci dévoile les meilleures — et les pires — pratiques en ce qui concerne la rédaction de courriels professionnels, à tout le moins selon 1 928 travailleurs sondés à ce sujet.
Voici les principaux enseignements qui ressortent de cette étude :
Le top 4 des pires façons de commencer un courriel professionnel
1. Pas de salutation (53%)
2. «À qui de droit» (37%)
3. «Hé !» (28%)
4. «Joyeux [insérer le jour] !» (23%)
Pour la moitié des gens, il n’y a rien de pire que d’omettre de saluer son interlocuteur. Imaginez que vous croisiez un collègue pour la première fois de la journée : il serait déplaisant de ne pas le saluer, de ne pas même lui adresser un petit signe rapide si jamais vous êtes pressé. Même chose à l’écrit : saluer est un impératif. Point final.
Le top 4 des meilleures façons de commencer un courriel professionnel
1. «Salut» (49%)
2. «Bon matin/Bon après-midi» (48%)
3. «Bonjour» (21%)
4. «Cher [insérer prénom ou prénom+nom]» (20%)
Plus le terme choisi est simple et direct, plus l’entrée en matière est efficace. C’est ce qui ressort de l’étude. À noter que les gens ont, en général, un faible pour la personnalisation du terme d’ouverture (ex. : «Salut Andrée»).
Le top 4 des pires façons de terminer un courriel professionnel
1. Aucune signature (44%)
2. «Chaleureusement» (31%)
3. «Bien à vous» (24%)
4. «On s’en reparle» (14%)
Là encore, terminer brutalement son courriel, sans petit mot final, est très mal vu. Cette erreur doit être à tout prix évitée.
Ce n’est pas tout. Il est également crucial de ne pas terminer sa missive par un terme ambigu. Par exemple, comment interpréter un «chaleureusement», ou bien un «on s’en reparle»?
Le top 4 des meilleures façons de terminer un courriel professionnel
1. «Cordialement» (69%)
2. «Merci/Encore merci» (46%)
3. «Salutations» (31%)
4. «Merci d’avance» (21%)
Une fois de plus, le mieux est de faire simple et direct.
Le top 10 des faux pas dommageables
1. Mettre des mots ou des phrases en majuscule (67%)
2. Envoyer des bisous, genre «XXX» (65%)
3. Mettre en CC des personnes qui n’ont pas besoin d’être impliquées (63%)
4. Recourir à l’argot, genre «OMG» (53%)
5. Utiliser un point d’exclamation (52%)
6. Ne pas relire son courriel avant de l’envoyer (50%)
7. Rédiger un courriel trop long (29%)
8. Utiliser un émoticône (29%)
9. Ne pas avoir de signature (23%)
10. Utiliser une police colorée (21%)
Voilà, Maud. Ces palmarès devraient vous indiquer comment rédiger vos courriels professionnels sans courir le risque de commettre un impair.
En passant, le philosophe romain Sénèque aimait à dire : «L’erreur n’est pas crime».
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