5 trucs ultra simples pour sauver un temps fou au travail!
Olivier Schmouker|Publié le 20 janvier 2020
Une course sans fin... (Photo: Lukas Blazek/Unsplash)
BLOGUE. Déluge de courriels, réunions interminables, coups de fil intempestifs… On dirait que tout est fait pour nous empêcher de travailler, au bureau. Pas vrai?
Fort heureusement, il existe des astuces à la fois simples et efficaces qui permettent de venir à bout de ces sempiternelles tracasseries. C’est ce que j’ai noté en feuilletant un vieux numéro du magazine français Management, celui de février 2011. C’est qu’il y était présenté toute une série de trucs visant à nous faciliter la vie au travail en ce sens.
Vous me connaissez, je vais me faire un plaisir de partager avec vous les quelques trucs qui m’ont le plus tapé dans l’œil. Prêts? C’est parti!
1. Limitez les retards… et les chaises!
«Prévoir des réunions qui durent longtemps est le meilleur moyen pour que des participants arrivent en retard : chacun sait qu’il a du temps devant lui, selon un expert de la Cegos. Car les uns et les autres font alors un raisonnement qui tue : «Sur trois heures de réunion, un retard de 20 minutes n’est pas bien grave…» En revanche, tout le monde aura conscience que trois minutes de retard sur une réunion de 15 minutes peuvent peser lourd.
«D’où l’idée de privilégier les formats courts : pas plus d’une vingtaine de minutes, autour d’un paperboard. Autre astuce : ne prévoyez pas de chaises. «Debout, les gens sont pressés d’en finir, dit l’expert. En outre, impossible de s’avachir et de laisser son attention fléchir.»
2. Interdisez le téléphone!
«À moins d’exercer une profession ou un poste hautement stratégique, on a rarement besoin d’être joignable tout au long de la journée de travail. «En décrochant systématiquement, vous donnez de mauvaises habitudes à vos interlocuteurs : ils vous croient disponible en permanence», estime une experte.
«Que faire? Disciplinez-vous : éteignez votre cellulaire et coupez la sonnerie de votre téléphone fixe lorsque vous ne voulez pas être dérangé. Ou pendant certains créneaux horaires en particulier.
«Un exemple frappant : une centrale d’achats d’une chaîne de magasins a carrément interdit l’usage du téléphone avant 11h du matin. Si jamais quelqu’un appelle avant cette heure-là, il tombe systématiquement sur un répondeur qui prend les messages, «y compris ceux du PDG», souligne un coach qui a travaillé pour cette entreprise.»
3. Déplacez-vous!
«Répondre à un message par un coup de fil n’est pas toujours la solution adéquate : se déplacer jusqu’au bureau de celui qui a appelé fait souvent gagner beaucoup de temps. La demande concerne un document? Envoyez-le-lui par courriel. En règle générale, ne vous précipitez pas pour répondre, surtout si l’appel est important : reprenez tout d’abord votre calme. Enfin, une bonne idée consiste à grouper vos appels sur des plages horaires précises.»
4. Parodiez!
Augustin Paluel-Marmont est le cofondateur de Michel et Augustin, «une PME survitaminée dont les jeunes patrons surbookés gèrent leur agenda avec maestria», selon Management. Voici son truc pour faire comprendre aux employés qu’il ne sert à rien de l’informer de tout et de rien…
«Question. Certains courriels exigent quand même un traitement rapide…
«Réponse. C’est évident. Dans ce cas, je réagis sur-le-champ. Mais la plupart du temps, il s’agit de courriels internes, envoyés par des collaborateurs qui ont juste besoin de se sentir l’esprit tranquille en me mettant au courant d’un problème. À ceux-là, je fais parvenir une parodie de réponse automatique, du style «Votre courriel vient de s’autodétruire; pour toute question vraiment urgente, venez me voir».»
5. Optez pour la moto!
Que l’on soit à Paris, Montréal, ou encore Sherbrooke, le transport est toujours hyper chronophage. Voilà pourquoi a flori dans la capitale française – une idée à développer ici même? – un service de moto-taxi…
«Cette formule peut faire gagner jusqu’à 50% de temps par rapport à un trajet en taxi classique, indique le magazine. On vous fournit une combinaison coupe-vent, un casque et un micro pour parler au pilote. Un Paris-Roissy prendra entre 20 et 40 minutes, selon le moment de la journée.»
Voilà. Cinq astuces qui peuvent changer votre quotidien au travail. À vous de mettre en application celles qui vous semblent les plus pertinentes. Sans tarder.
En passant, l’écrivain français Honoré de Balzac a dit dans Illusions perdues : «La résignation est un suicide quotidien».
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