Établir de nouvelles priorités, c'est gagner en efficacité. (Photo: Ch_pski pour Unsplash)
MAUDITE JOB! est une rubrique où Olivier Schmouker répond à vos interrogations les plus croustillantes [et les plus pertinentes] sur le monde de l’entreprise moderne… et, bien sûr, de ses travers. Un rendez-vous à lire les mardis et les jeudis. Vous avez envie de participer? Envoyez-nous votre question à mauditejob@groupecontex.ca
Q. – «Je sais que pour être efficace dans mon travail, il me faut prioriser les tâches. Mais j’ai beau faire, je n’y arrive pas. À force d’éteindre des feux ici et là, il y a des journées qui se terminent sans que je n’aie rien fait de vraiment important…» – Daphnée
R. – Chère Daphnée, l’efficacité au travail passe inévitablement par l’ordre et la discipline. C’est pourquoi je vais vous faire preuve d’une méthode qui a fait ses preuves et qui est même préconisée par la Harvard Business Review dans le cadre de sa série de livres «20-Minute Manager», en l’occurrence celui qui est intitulé «Getting Work Done». Cette méthode, c’est celle du «carré magique» du coach américain Stephen Covey.
Pour commencer, prenez une feuille de papier et un crayon, et représentez trois colonnes sur toute la hauteur de la feuille, celle à gauche devant occuper au moins la moitié de la largeur de la feuille. Dans cette colonne-là, dressez ensuite la liste exhaustive de vos tâches.
Une fois ceci fait, intitulez la colonne du milieu «Importance» et celle de droite «Urgence». Puis, évaluez à l’aide d’une note allant de 1 à 5 chacune des tâches en fonction de son importance et de son urgence, sachant que 1 correspond à «pas important» ou «pas urgent» et que 5 équivaut à «très important» ou «très urgent».
Il se peut que vous ayez, pour certaines tâches, de la difficulté à lui attribuer une note quant à son importance ou à son urgence. Par exemple, comment noter la tâche «Répondre aux courriels de mon boss», quand celui-ci souligne à chaque fois qu’il attend une réponse «au plus sacrant» alors qu’en toute objectivité ceux-ci ne nécessitent pas une réponse si urgente que ça de votre part, et qu’ils ne sont même parfois pas si importants que ça? Dans de tels cas de figure, laissez parler votre gros bon sens: par exemple, il peut être judicieux d’attribuer quand même la note de 5 à cette tâche quant à son importance et à son urgence, si jamais votre poste en venait à être en jeu en cas de «délai exagéré» pour vos réponses.
Daphnée, je sais que tout cela peut vous paraître fastidieux, mais je vous prie de faire ce travail avec sérieux et minutie, car le reste en dépendra. Et le reste ira, lui, beaucoup plus vite, comme vous allez le voir.
Maintenant, munissez-vous d’une autre feuille et représentez-y un immense carré que vous diviserez en quatre carrés égaux.
– Intitulez le carré en haut à droite «Urgent et important». Notez dedans les tâches qui ont eu une note supérieure à 3 à la fois pour «Urgence» et «Importance».
– Intitulez le carré en haut à gauche «Urgent, mais moins important». Inscrivez-y les tâches qui ont obtenu une note de 3 ou plus pour «Urgence» et une note de 3 ou moins pour «Importance».
– Intitulez le carré en bas à droite «Important, mais moins urgent». Faites-y figurer les tâches qui ont eu une note de 3 ou plus pour «Importance» et une note de 3 ou moins pour «Urgence».
– Intitulez le carré en bas à gauche «Ni important ni urgent». Glissez-y les tâches qui ont obtenu une note inférieure à 3 à la fois pour «Urgence» et «Importance».
C’est fait? Bravo.
1. Urgent et important. Il s’agit des tâches pour lesquelles vous devez accorder une priorité absolue. S’il fait vous occuper de l’une d’entre elles un matin, démarrez par celle-ci. Ça peut revenir à régler un problème concernant le produit phare de votre organisation, à vous occuper d’un bogue du site web, ou encore à rappeler un client important que n’est pas satisfait d’un de vos services.
2. Urgent, mais moins important. Ces tâches doivent être effectuées rapidement, même si leur impact n’est pas crucial. Lorsque vous vous demandez s’il convient de vous y atteler immédiatement, ou pas, regardez s’il n’y a pas une autre tâche en attente dont l’impact pourrait être crucial, pour vous, pour votre équipe, voire pour votre organisation: le cas échéant, il pourrait être pertinent de donner la priorité à la tâche importante par rapport à celle qui est urgente. De manière générale, il faudrait faire des tâches «urgentes, mais moins importantes» notre troisième priorité.
3. Important, mais moins urgent. Ces tâches ont un impact important sur vous et votre organisation, mais ne sont pas nécessairement urgentes. Souvent, elles sont susceptibles d’être étroitement liées à vos objectifs personnels: exercer une nouvelle compétence, ou bien avoir la satisfaction de travailler sur un grand projet. Et souvent, nous ne leur consacrons que peu de temps, à tort. De manière générale, il faudrait faire de ces tâches notre deuxième priorité.
4. Ni important ni urgent. Ce sont les tâches qui ne nécessitent pas une attention immédiate et qui ne sont pas urgentes. Elles devraient être notre dernière priorité. Idéalement, nous devrions même déléguer ces tâches-là, car nous les repoussons toujours aux calendes grecques.
En hiérarchisant ainsi vos tâches, Daphnée, vous allez enfin être en mesure d’identifier d’un coup d’œil vos vraies priorités de la journée, et donc savoir à quoi vous attaquer d’emblée. Et ce qui pourra attendre. Mine de rien, cette simple astuce vous fera grandement gagner en efficacité.
En passant, le chanteur français Jacques Dutronc a dit, pince-sans-rire, dans «Pensées et répliques»: «Travailler, d’accord, encore faut-il avoir le temps…»
