L'idée, c'est de recourir à une rédaction intelligente et soignée. (Photo: 123RF)
MAUDITE JOB! est une rubrique où Olivier Schmouker répond à vos interrogations les plus croustillantes [et les plus pertinentes] sur le monde de l’entreprise moderne… et, bien sûr, de ses travers. Un rendez-vous à lire les mardis et les jeudis. Vous avez envie de participer? Envoyez-nous votre question à mauditejob@groupecontex.ca
Q. – «Je suis introvertie. Je m’arrange tout le temps pour passer sous le radar, même si j’ai conscience que ce n’est pas comme ça qu’un boss pourra remarquer la qualité de mon travail et me récompenser pour cela. Y a-t-il un truc pour pallier ce problème?» – Justine
R. — Chère Justine, je vous invite à recourir le plus souvent possible à une compétence largement sous-estimée, mais qui permet de faire de splendides étincelles au travail. Surtout lorsqu’on est introverti. Il s’agit tout bonnement de la capacité que chacun de nous a de… communiquer par écrit.
Cette suggestion ne vient pas de moi, mais de Juliette Han, une professeure de finance à la Columbia Business School qui est elle-même introvertie. Sa brillante carrière, elle dit la devoir en grande partie à ses communications écrites ; la simple idée de devoir parler aux autres la tétanisait.
«Peu importe le secteur d’activités dans lequel vous travaillez, note-t-elle dans un billet de blogue. Si vous écrivez clairement, de manière réfléchie et stratégique, vous serez plus confiant et plus intéressant dans vos interactions, à distance et même en personne.»
Juliette Han suggère de recourir à quatre trucs simples et efficaces.
1. Choisissez le bon format pour votre message
Avant de partager une idée ou de faire une demande, prenez le temps d’identifier le meilleur canal pour le faire.
Par exemple, au lieu de risquer de bafouiller devant tout le monde en réunion parce qu’il vous faut présenter des données complexes, recourez à une image ou un graphique d’un PowerPoint qui résume et simplifie l’information.
Autre exemple: il vous faut annoncer une décision managériale. Détaillez alors l’information à l’aide d’une série de puces, car cela permettra aux autres de bien l’assimiler. Bien entendu, vous pouvez dès lors recourir à la méthode «STAR» (situation, tâche, action et résultat).
2. Évitez le jargon professionnel
L’important dans une bonne communication, c’est d’être toujours accessible de tous. D’où l’importance d’éviter à tout prix le jargon professionnel, en particulier les acronymes de l’industrie: en vérité, ce n’est pas tout le monde qui les connaît bien.
Comment y parvenir? C’est bien connu, une image vaut souvent mille mots, surtout si ces mots sont techniques et complexes: «L’un des meilleurs exemples que j’aie jamais vus est celui d’un haut dirigeant chargé de présenter les résultats financiers trimestriels de l’entreprise et qui l’a fait à l’aide d’images tirées d’une BD pour enfants», raconte-t-elle, en soulignant que la clé, c’est de se montrer «simple et précis».
3. Facilitez la vie des autres
Qu’il s’agisse d’un courriel ou d’un rapport, il est toujours bon de recourir à plusieurs petits trucs visant à faciliter la lecture:
— Rappelez pourquoi vous vous adressez à autrui: par exemple, à l’aide d’un segment de phrase introductif du genre «Concernant la réunion d’hier, (…)».
— Formatez votre message de manière à ce qu’il puisse être lu sur le cellulaire. Une astuce à ce sujet, c’est d’user de phrases courtes présentées à l’aide de puces.
— Synthétisez l’information essentielle, et au besoin mettez-la en valeur en bold. Par exemple: «La date limite est le (…)», ou encore «Les prochaines étapes sont donc (…)».
— Votre message ne doit pas dépasser une page. Si cela est impossible, faites un PDF qui sera envoyé en pièce jointe d’un courriel succinct.
4. Relisez-vous
Pour qui veut faire bonne impression, il n’y a rien de pire qu’une faute de frappe ou une omission. D’où l’utilité de se relire avant d’envoyer le message à son destinataire.
Si vous avez un peu de temps devant vous, ajoutez un second niveau à votre relecture: traquez les mots superflus, histoire de raccourcir le plus possible chacune de vos phrases. Car cela fera grandement gagner votre message en clarté.
Voilà, Justine. Être introverti n’est pas un défaut au travail, loin de là. Cela peut même devenir un atout, pourvu que vous recouriez à la compétence sous-estimée qu’est une rédaction intelligente et soignée.
En passant, le philosophe français André Comte-Sponville a dit dans ses «Impromptus»: «Écrire, c’est vivre davantage».
