Le truc, c'est de bien préparer sa réunion. (Photo: Annie Spratt pour Unsplash)
MAUDITE JOB! est une rubrique où Olivier Schmouker répond à vos interrogations les plus croustillantes [et les plus pertinentes] sur le monde de l’entreprise moderne… et, bien sûr, de ses travers. Un rendez-vous à lire les mardis et les jeudis. Vous avez envie de participer? Envoyez-nous votre question à mauditejob@groupecontex.ca
Q. – «Que la réunion soit à distance ou en personne, je ne réussis presque jamais à dire quelque chose d’intelligent, à sortir la bonne idée au bon moment. C’est à peine si les autres m’écoutent quand je parle. Et je ne sais pas si c’est parce que mes idées sont plates ou parce que je les expose mal. Y a-t-il un truc pour briller lors d’une réunion?» – Anabel
R. — Chère Anabel, le secret d’une participation réussie à une réunion réside avant tout dans la préparation. Si vous êtes bien préparée, vous saurez quand intervenir judicieusement et quoi dire à ce moment-là pour susciter l’intérêt des autres participants.
Pour ce faire, il vous faut bloquer une demi-heure dans votre agenda au moins une journée avant la réunion et en profiter pour identifier «l’intention» que vous aurez lors de celle-ci, préconise Jo Owen, un consultant britannique qui a signé de multiples ouvrages sur le leadership, dont «Smart Work–The ultimate handbook for remote and hybrid teams» (Bloomsbury Business, 2021). Identifier l’intention, ça signifie apporter une réponse à chacune des trois interrogations suivantes.
1. Quel est mon point de vue sur le sujet?
La réunion va traiter d’un sujet précis. Il convient de vous positionner clairement par rapport à celui-ci et d’identifier des arguments solides appuyant votre position.
«Fort d’un point de vue bien établi, vous saurez éblouir vos collègues par des perspectives auxquelles ils n’ont pas pensé parce qu’ils se sont laissés piéger par la logique interne de la discussion amorcée sur le sujet», note-t-il. Autrement dit, les uns et les autres vont se mettre à discuter du sujet au gré de leur humeur. Vous, vous serez en mesure d’intervenir pile au moment où la discussion abordera l’un des arguments sur lesquels s’appuie votre position. Le timing sera parfait et votre idée sera solide. Ce qui ne manquera pas de faire mouche auprès de vos collègues.
2. Quels points, à mon avis, doivent être traités?
Cela vous permettra de «repérer l’invisible» soit ce qui a été omis au fil de la discussion. Le moment venu, vous pourrez intervenir en indiquant qu’un détail important n’a pas encore été discuté, celui que vous aviez identifié à l’avance. Là encore, cela comblera de bonheur vos collègues.
Pour bien préparer ce point, Jo Owen suggère de formuler l’interrogation autrement: «Quelles questions voudrais-je poser ou auxquelles voudrais-je obtenir des réponses?»
3. Quelles actions concrètes voudrais-je voir mener à bien?
Une réunion réussie se termine toujours par un plan d’action. D’où l’intérêt d’anticiper deux ou trois actions concrètes susceptibles de résoudre le problème abordé. Peut-être qu’une ou deux de celles que vous aurez prévues sortiront d’elles-mêmes lors de la discussion, mais peu importe, car vous en aurez une troisième à suggérer aux autres. Ce qui donnera une image de vous à la fois «positive, constructive et solidaire».
Bref, Anabel, prenez le temps de bien préparer vos réunions importantes — ce que, curieusement, font bien peu de gens —, et tout le monde va vite considérer votre présence comme essentielle à chaque discussion en groupe. C’est garanti!
