Comment rendre enfin efficaces vos réunions virtuelles?

BLOGUE. Depuis le début de la pandémie du nouveau coronavirus, chacun de nous passe en moyenne 13% plus de temps en réunion qu’auparavant, selon une étude nord-américaine pilotée par Evan DeFilippis, doctorant en comportement organisationnel et en psychologie à la Harvard Business School. 13%, c’est énorme: un sondage de l’agence de recrutement Robert Half mené avant la pandémie montrait qu’un employé passait déjà 21% de sa journée de travail en réunion.

Pis, ce même sondage relevait également que les réunions en question étaient, en grande partie, une pure perte de temps pour les participants, car:

– Les réunions commencent et/ou finissent en retard (66%);

– Les réunions auraient très bien pu se régler par un simple échange de courriels (63%);

– Les participants sont distraits et n’écoutent pas ce qui se dit (57%);

– Les participants tuent la discussion à force de s’interrompre les uns les autres (55%);

– Les participants vont de digression en digression, incapables d’aller droit au but (49%);

– Les participants arrivent mal préparés (47%);

– etc.

C’est clair, il est grand temps de remettre un peu d’ordre dans nos réunions, en particulier dans nos réunions virtuelles, où – soyons honnêtes – l’efficacité n’est pas toujours au rendez-vous (ex.: il y a celui qui ne comprend pas comment fonctionne la web caméra de son ordinateur et qui finit par la fermer, laissant les autres face à un écran noir; il y a celle qui croit briller de créativité en inventant toujours de nouveaux prétextes bidons pour justifier ses sempiternels retards; etc.)

D’où ma joie lorsque je suis tombé sur une chronique du magazine Forbes sur le sujet, signée par Lisa Bodell, la PDG et fondatrice de FutureThink, une firme-conseil en management établie à New York. C’est qu’y figuraient des trucs pratiques pour mieux tenir nos visioconférences, des astuces susceptibles de changer notre quotidien, me semble-t-il. Regardons ça ensemble…

Mme Bodell est convaincue qu’il nous est possible de passer moins de temps en réunion, et, ce faisant, de gagner en efficacité. Elle considère en effet que la plupart des réunions visent à prendre une décision avisée, c’est-à-dire une décision appuyée sur un consensus, à la suite d’une délibération. Ce qui nécessite beaucoup de temps, ça va de soi.

Sa suggestion? Davantage responsabiliser chacun, et donc, passer nettement moins de temps à délibérer tous ensemble à propos de certaines décisions qui, au fond, pourraient très bien être prises par la personne la plus directement concernée.

«Mettez-vous au défi, vous et votre équipe, de réduire le nombre de personnes habituellement requises pour prendre, approuver ou revoir certaines décisions, préconise-t-elle. Pour ce faire, commencez par répondre aux trois questions suivantes:

1. Quel est le nombre le plus petit de personnes nécessaires pour signer un rapport / une embauche / une dépense?

2. Combien d’argent un membre de l’équipe pourrait-il dépenser sans avoir besoin de formulaire / rapport?

3. Quels formulaires / rapports / étapes pourrait-on éliminer immédiatement de nos processus d’approbation?

«Une fois une réponse claire apportée à chacune des questions, profitez de votre prochaine réunion virtuelle pour inviter chaque membre de votre équipe à prendre tout seul deux décisions au cours du mois à venir. Deux décisions qui, normalement, devraient avoir votre aval pour aller de l’avant. Ces deux décisions doivent concerner des questions relativement mineures, mais récurrentes, du genre «Serait-il bon que Tanya participe à la prochaine réunion de l’équipe du marketing?», ou encore «Puis-je traiter moi-même, sans en référer à personne, un remboursement pour tel client?»

«Un mois plus tard, réunissez votre équipe et, tous ensemble, répondez précisément aux trois questions suivantes:

1. Quelles décisions ont été prises par chacun?

2. Chacun a-t-il été à l’aise avec chacune de ces décisions?

3. À la lumière de cette première expérience, quels types de décisions chacun s’engage-t-il maintenant à prendre durant le mois à venir?

«À mesure que chacun gagnera en assurance, augmentez le nombre de prises de décisions effectuées par chacun: quatre, huit, etc. Idéalement, songez à créer une métrique qui vous sera propre pour évaluer le degré de réussite dans chacune des prises de décisions faites de manière autonome; l’idée n’est pas alors d’évaluer les uns par rapport aux autres, ni même de dresser une courbe de progression dans le temps, mais simplement d’être en mesure d’avoir une indication de l’efficacité de l’opération. Cela peut être un indicateur très simple comme la diminution du nombre de courriels échangés entre l’employé et son boss, ou bien la diminution du nombre de réunions sur l’agenda de chacun.»

C’est que cette responsabilisation librement assumée des employés aura, de toute évidence, un impact direct sur le temps consacré à communiquer avec leurs «supérieurs hiérarchiques»: moins de coups de fil, moins de courriels, moins de réunions, etc. À cela devrait s’ajouter la satisfaction personnelle d’avoir réglé soi-même certains problèmes récurrents, de se montrer plus efficace que jamais dans son quotidien au travail.

Bien entendu, il ne s’agit pas d’abandonner chacun à son sort pour, quatre semaines plus tard, taper sur les doigts de ceux qui n’auront pas su prendre des décisions optimales. Il est primordial que le manager soit toujours accessible, et même disponible en cas de pépin. L’important, c’est que chacun se sente alors soutenu, quoi qu’il arrive. Sans quoi, l’échec est garanti.

FutureThink a expérimenté cette approche au sein du laboratoire pharmaceutique Merck Canada. Les résultats ont été «puissants», d’après Mme Bodell: «Des employés connus pour refiler les patates chaudes aux autres ont commencé à assumer leurs responsabilités, et y ont pris goût, découvrant qu’ils se faisaient alors féliciter pour leurs décisions “intelligentes” et “judicieuses”, raconte-t-elle. Quant aux managers, après avoir vécu un certain stress à l’idée que des décisions soient prises sans en être avisés, ils ont vite vu que cela leur faisait gagner un temps fou, un temps qu’ils pouvaient enfin consacrer à des tâches toujours repoussées aux calendes grecques alors même qu’elles étaient vitales pour l’entreprise: trouver des idées neuves, passer davantage de temps avec les partenaires d’affaires, etc.»

Voilà. Libre à vous d’adapter tout cela à votre cas de figure, mais n’hésitez surtout pas à le faire, car vous pourriez ainsi gagner beaucoup de temps, et donc en productivité. Rien de moins.

En passant, la philosophe française Simone de Beauvoir disait : «Ils se contentent de tuer le temps, en attendant que le temps les tue».

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