Cette méthode permet de ne plus être à la course comme peut l'être un lévrier cherchant désespéremment à attraper le lapin. (Photo: Tonia Kraakman pour Unsplash)
MAUDITE JOB! est une rubrique où Olivier Schmouker répond à vos interrogations les plus croustillantes [et les plus pertinentes] sur le monde de l’entreprise moderne… et, bien sûr, de ses travers. Un rendez-vous à lire les mardis et les jeudis. Vous avez envie de participer? Envoyez-nous votre question à  mauditejob@groupecontex.ca
Q. – «Au travail, je me donne à fond, un peu comme un lévrier de course qui n’a aucune chance d’attraper le lapin qui file sous son nez; et ça m’épuise. Que faire?» – Liam
R. – Cher Liam, il semble que vos journées ne sont pas assez longues pour pouvoir mener à bien toutes les missions qui sont les vôtres. Cela peut signifier deux choses. Soit vous avez réellement trop de tâches, et dans ce cas il convient d’en parler à votre gestionnaire afin de mieux répartir le travail au sein de l’équipe. (Un argument qui peut le convaincre d’intervenir en ce sens est que vous déplorez le fait de ne pas être en mesure de donner votre 110% sur les tâches importantes, l’essentiel de votre énergie étant consacré à l’accomplissement de tâches secondaires.) Soit vous avez une méthode de travail qui n’est pas optimale, et nous allons partir du principe que tel est le cas, vu que vous avez le sentiment d’être toujours à la course en donnant de la tête un peu partout.
Ainsi, connaissez-vous la méthode 1-3-5? Il s’agit d’un classique, qui permet réellement de gagner en productivité. Mais un classique un peu délaissé, me semble-t-il, d’où l’intérêt de le revisiter ensemble.
Le principe est simple: le 1 correspond à 1 tâche importante; le 3 à trois tâches intermédiaires; et le 5 à cinq petites tâches.
– En début de journée, munissez-vous d’une feuille de papier et d’un crayon. Puis, faites trois colonnes, une pour le 1, une autre pour le 3 et une dernière pour le 5.
– Inscrivez dans la colonne 1 votre tâche importante de la journée. Ça doit être celle qui aura le plus d’impact, celle qui, une fois accomplie, vous procurera le plus de satisfaction.
– Dans la colonne 3, notez vos trois tâches intermédiaires de la journée. Celles-ci doivent être moins cruciales que celle de la colonne 1, mais avoir malgré tout un impact significatif.
– Dans la dernière colonne, faites figurer cinq petites tâches. Celles-ci sont souvent secondaires et vite menées à bien (ex.: répondre à mes courriels, suivi d’un client, etc).
– Une fois votre tableau concocté, il vous faut vous attaquer aussitôt à la tâche de la colonne 1. Votre cerveau est frais, votre énergie est à bloc, vous êtes donc en situation idéale pour la mener à bien.
– Puis, considérez les tâches de la colonne 3. Et enfin, celles de la colonne 5, qui a priori ne nécessitent pas trop de temps ni d’efforts.
– À noter que des imprévus surviennent toujours au cours d’une journée de travail. Dans ce cas, évaluez aussitôt le degré d’importance de l’imprévu, et au besoin, mettez-le dans votre tableau à la place d’une des tâches planifiées le matin.
Accomplir neuf tâches dans une journée de travail, c’est bien. C’est même très bien si on le fait journée après journée, semaine après semaine, mois après mois. Vous verrez, Liam, vous allez ainsi gagner en productivité, car au lieu de courir à toute vitesse à en perdre haleine vous allez désormais courir longtemps et sûrement.
Un dernier point: si jamais, une journée, vous n’arrivez pas à mener à bien vos neuf tâches, pas de panique, ce n’est pas grave, il vous suffira de reporter la ou les tâches en question au lendemain. C’est aussi simple que ça.