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Les CA abritent une faune qui peut s’avérer difficile à gérer: l’analytique, l’intuitif, le méfiant, le complaisant, l’introverti, l’extraverti, etc. Certains conseils demeurent une constellation d’individus sans cohésion. Et l’incompatibilité entre certains administrateurs et l’équipe de direction freine souvent l’efficacité du conseil d’administration et peut dégénérer en conflits. Avec une moyenne de cinq rencontres annuelles, le défi consiste à créer une synergie entre des administrateurs qui souvent se connaissent peu.
Voici deux situations réelles qui illustrent les comportements parfois excessifs d’administrateurs, et qui alourdissent le fonctionnement des conseils d’administration.
André, PDG d’une entreprise du secteur de l’impression, est excédé par le comportement d’un de ses administrateurs. Ce dernier remet constamment en question les décisions de la direction. Et ce, en recourant à un ton abrasif. Qu’il s’agisse d’acquérir un nouvel équipement ou de renouveler un partenariat; cet administrateur n’est jamais d’accord. L’équipe de direction en a marre de débattre avec lui. Le PDG le surnomme l’«objecteur compulsif». Ses agissements minent le climat de confiance entre le conseil et la direction. Le PDG s’est confié au président du conseil d’administration qui tarde à intervenir.
Danielle, présidente du conseil d’administration d’une entreprise de consultation, doit composer avec un administrateur tatillon, boulimique d’information. Chaque fois que Jean, le PDG, présente un dossier au CA, cet administrateur réclame plus d’information. Danielle estime que les dossiers présentés par le PDG sont complets. Les informations additionnelles réclamées par l’administrateur sont souvent liées aux opérations. C’est de la micro gestion. Ces demandes engendrent une surcharge de travail pour Jean et son équipe. Par exemple, lors de la présentation de politiques et de procès-verbaux, l’administrateur note systématiquement les erreurs grammaticales, en suggérant la reformulation de certains paragraphes. Le comportement de cet administrateur draine l’énergie de l’équipe de direction et ralentit le fonctionnement du CA. Certains administrateurs se sont d’ailleurs plaints.
Quelques pistes pour assurer un fonctionnement harmonieux du conseil d’administration
Avant la sélection des administrateurs
La personnalité et le savoir-être doivent être pris en considération dans la sélection des administrateurs. Certaines organisations incluent dans leurs critères de sélection des caractéristiques tels le jugement, la capacité d’écoute et de collaboration et le respect.
Lors de l’entretien de sélection d’un administrateur, il est recommandé de bien comprendre ses motivations et ses attentes, d’évaluer sa personnalité et ses capacités à travailler au sein d’une équipe qu’il ne dirige pas. Évidemment, il est aussi pertinent de vérifier les références de l’administrateur.
Une fois les administrateurs sélectionnés
La performance du conseil d’administration passe notamment par l’instauration d’un climat de confiance entre les administrateurs, mais aussi par l’établissement d’une relation constructive avec l’équipe de direction. Le président du conseil d’administration doit s’assurer que les administrateurs travaillent en collégialité en tirant profit de leurs forces et de leurs différences.
Il est important d’établir un code de conduite et des règles de fonctionnement, pour assurer l’efficacité du conseil d’administration. Par exemple, les administrateurs doivent :
-Débattre respectueusement de leurs idées, sans en faire une affaire personnelle;
-Être solidaires des décisions prises par le conseil d’administration;
-Viser l’intérêt de l’entreprise et non leurs intérêts individuels.
En cas de manquement, le président du conseil d’administration doit intervenir avec diligence. Il doit également agir comme garde-fou et recadrer les administrateurs qui outrepassent leur rôle de surveillance et sombrent dans la micro gestion.
La tenue de rencontres informelles, de séances de formation ou de réflexion stratégique en marge du cadre usuel des rencontres du conseil d’administration permet non seulement d’approfondir certains thèmes-clés, mais aussi de tisser des liens entre les administrateurs et les membres de l’équipe de direction.
De plus, l’évaluation du CA constitue un mécanisme utile pour identifier les principales sources de dysfonctionnement, dont celles issues de comportements déviants et d’apporter les ajustements requis.
Pour être performant, le conseil d’administration doit développer une synergie entre les administrateurs et une saine dynamique de fonctionnement. Gardons en mémoire qu’au CA comme dans l’entreprise, le savoir-être est crucial.
