Vos lundis matins gagneraient à changer un peu... (Photo: Campign Creators/Unsplash)
Lundi matin, 9h. L’œil clair et les idées bien en place, vous réunissez tout votre monde pour démarrer la semaine du bon pied. En gestionnaire avisé, vous êtes en mode distribution de tâches et validation des échéanciers, et donc, d’un genre plutôt expéditif…
Hum… Vos collègues souhaiteraient peut-être aussi recevoir du feedback de votre part, ou encore pouvoir intervenir et échanger entre eux. Par souci d’efficacité, votre propos est clair, mais votre qualité d’écoute, votre attitude et votre posture n’invitent guère au dialogue. Votre qualité d’interaction en souffre, et vous vous éloignez de l’esprit de corps que vous recherchez pourtant.
Résultat ? Vos collègues sortent de cette rencontre déçus. Ils ne se sentent pas écoutés, n’ont pas le sentiment qu’ils peuvent intervenir et réalisent, une fois de plus, qu’ils doivent se contenter d’exécuter.
Choisissez la façon et le bon moment….
Selon le contexte et le type de projet, les séances de briefing sont incontournables, vous ne pouvez y échapper. Assurez-vous alors de ne pas «mitrailler» votre équipe.
Rappelez-vous que l’intention de vos communications est rarement, pour ne pas dire jamais, d’informer, mais de déclencher l’action, et ce, en motivant autrui. Ce qui signifie que votre non verbal doit aller en ce sens, en montrant que vous êtes, vous aussi, engagé dans l’action et ouvert à l’échange.
Si possible, je vous invite à déplacer vos rencontres du lundi matin au vendredi après-midi. Car l’ambiance est alors plus détendue, plus constructive ; ce qui est un plus pour l’esprit de corps.
Soyez attentif…
Un briefing n’est jamais à sens unique, mais toujours fluide et bilatéral. L’idée, c’est de recueillir à chaud ce que vos collègues ont vécu pendant la semaine : quels sont les problèmes rencontrés, comment ça se passe, quel est le niveau d’avancement des dossiers, etc.
Préparez vos questions en vous rappelant les règles de «l’art de la question» : au lieu d’être en mode émission d’information, vous devez écouter attentivement. Une fois l’information recueillie, vous pourrez dresser la liste des actions de la semaine à venir, en veillant à ce que cela se fasse dans un climat d’échange et de collégialité. Ainsi, vos collègues n’auront plus l’impression que vous leur dites quoi faire, mais qu’ils sont collectivement responsables des délais et des échéanciers. Engagés, ils auront à cœur d’atteindre l’objectif commun.
Et s’il m’arrivait de manquer de cohérence…
Nul n’étant parfait, il se peut que vous manquiez de cohérence : il arrive à tout le monde de se tromper pour des détails ou des éléments mineurs ; personne ne vous en tiendra rigueur. Cela étant, si vous manquez de cohérence dans l’application d’un règlement interne, par exemple en privilégiant certaines personnes au détriment d’autres tout aussi compétentes, alors les employés vont se sentir trompés et risquent de vous en tenir rigueur. L’important est dès lors de reconnaître rapidement votre erreur et de corriger le tir sans tarder.
Autre cas de figure : vous pouvez être amené à changer d’idée. Évidemment, cela doit rester l’exception, car si ça se produisait trop souvent, vous risqueriez de projeter l’image d’une personne qui ne sait pas où elle va, à l’image d’une girouette. Soyez assuré que, si cela se produit exceptionnellement, vos collègues sauront se montrer magnanimes.
Bref, savoir écouter, opter pour une attitude ouverte et tenir des rencontres au moment opportun, voilà les clés d’un bon briefing. Et par suite, le gage d’une grande efficacité dans votre quotidien de gestionnaire.
