Avant tout, une question de préparation... Photo: DR
BLOGUE INVITÉ. Savoir bien communiquer n’est pas toujours facile. Voilà pourquoi la nature de l’annonce est déterminante : cherchez-vous à convaincre, informer, récompenser, sanctionner ou bien rassurer ? Y répondre adéquatement vous permettra de bien faire passer votre message…
Bien déterminer votre objectif principal
Prenons un exemple. Vous voulez informer votre auditoire d’un changement organisationnel. Le but de votre communication ne sera pas d’informer, mais implicitement de convaincre les concernés du bien fondé de cette nouvelle organisation. Si vous tentez d’informer, convaincre et rallier tout à la fois, vous donnerez immanquablement un coup d’épée dans l’eau. Vous créerez plus de confusion qu’autre chose, et votre auditoire ne saura plus ce que vous attendez d’eux.
Comment définir votre message
Une fois votre objectif principal clairement identifié, le choix de l’information à privilégier, tout comme l’ordre dans lequel les différents éléments devront être présentés, se préciseront plus facilement.
Voici les principales questions à vous poser pour bien préparer votre présentation:
• Quelle est votre intention ?
• Quel message devront-ils retenir ?
• À qui vous adressez-vous ?
• De combien de temps disposez-vous ?
Le temps a son importance…
Assurez-vous de respecter le temps qui vous est alloué pour votre présentation. Si vous avez 15 minutes, pensez à préparer une communication de 10 minutes maximum. Vous aurez ainsi le temps de présenter calmement votre intervention, de répondre, ou au besoin, de poser des questions. Vous serez dès lors dans le dialogue, et vous aurez le temps de réfléchir aux réponses. Bref, ça vous aidera à aborder votre présentation avec une attitude confiante ; ce qui aura de plus l’avantage de faire grimper votre influence.
Que faire si on me pose une question que je n’avais pas préparée?
Restez positif, dites-vous que la personne qui vous pose la question est intéressée par le contenu de votre présentation et accueillez-là avec un esprit ouvert. Si vous n’avez pas la réponse, c’est probablement parce qu’il s’agit d’un nouvel élément, ou alors d’une idée hors propos. Vous pouvez alors lui demander de reformuler la question, histoire de vous assurer de bien la saisir (au passage, vous gagnerez ainsi du temps pour y réfléchir). À noter que si vous n’avez toujours pas de réponse, dites-le franchement et engagez-vous à lui revenir à ce sujet dans les meilleurs délais.
J’anticipe les réactions, et cela me fait perdre mes moyens…
Malheureusement, vous ne pouvez pas empêcher les réactions négatives d’une ou plusieurs personnes. Cela étant, vous pouvez très bien les anticiper et vous y préparer en conséquence. Souvent, contrairement à ce que vous croyez, ce n’est pas cette anticipation qui va vous paralyser, mais votre manque de préparation pour composer avec une réaction surprise.
Ce que je vous propose dans ce cas-là, c’est de passer en revue l’ensemble des réactions possibles. Ainsi, vous serez amené à préparer différents scénarios. Je ne vous dis pas de vous «barder», de vous insensibiliser et de foncer tête baissée, mais plutôt de prévoir des réponses, des gestes qui vous aideront, vous et votre interlocuteur, à mener jusqu’au bout une conversation constructive.
Et surtout, vous mettrez de la sorte toutes les chances de votre côté pour atteindre l’objectif principal que vous vous étiez fixé dès le début!
