Oui, les réunions virtuelles endorment plus les employés

Avant votre première réunion virtuelle de la semaine, lisez ceci. (Photo: 123RF)

RHéveil-matin est une rubrique quotidienne où l’on présente aux gestionnaires et à leurs employés des solutions inspirantes pour bien commencer leur journée. En sirotant votre breuvage préféré, découvrez des astuces inédites pour rendre vos 9@5 productifs et stimulants.

RHÉVEIL-MATIN. Chaque lundi matin, c’est la même chose: vous devez rester alerte non pas parce que la réunion virtuelle à laquelle vous assistez vous stimule, mais bien pour réprimer ce bâillement qui vous guette.

Ce n’est (presque) pas votre faute, d’après des chercheurs finlandais. Selon les résultats d’une enquête menée en 2023 et publiés dans le Journal of Occupational Health Psychology, la plupart de ces réunions ne sont pas suffisamment engageantes!

En analysant 382 rencontres en présentiel et à distance dans deux multinationales, Niina Nurmi, professeure adjointe de conception organisationnelle et de leadership à la Aalto University School of Science et ses collègues ont constaté que l’attention de la majorité des convives qui se trouvent derrière leur écran vacille.

En fait, les participants ont 28% plus de chance de s’endormir que lorsque la discussion se tient en face à face, selon les résultats collectés grâce à des observations, des autoévaluations et l’enregistrement de leurs battements cardiaques.

Trop longues, trop d’invités, peu interactives, ces rencontres créent un environnement propice à la somnolence chez les participants, ce qui mine leur productivité, rapporte-t-elle dans le Wall Street Journal.

Qu’à cela ne tienne, les chercheurs ont identifié de quoi sont faites les rencontres virtuelles les plus stimulantes, et ça commence par transmettre les «informations cruciales» en amont aux convives.

En effet, ce n’est pas entièrement la faute du médium: Niima Nurmi a constaté que ces rencontres servent principalement à transmettre des informations plus qu’à prendre des décisions ou à brasser des idées. Les réunions virtuelles sont donc assommantes, et plombent la performance cognitive des travailleurs qui en sortent de 21%, indique-t-elle.

Pour qu’il y ait bel et bien un échange lorsque la personne qui fait une présentation demande à l’assistance si elle a des questions, les chercheurs recommandent de partager avec elle le contenu d’avance pour qu’elle se l’approprie, et soit en mesure d’ajouter son grain de sel. Des invités préparés, c’est la clé pour des échanges plus constructifs.

De nouveaux comportements à adopter

En plus de faire le ménage de réduire la liste d’invités et d’écourter le temps prévu à l’horaire – après seulement 10 minutes, la somnolence guette les convives à distance, et augmente drastiquement après 30 minutes –, découragez vos collègues qui tentent de faire plusieurs choses en même temps, martèle la professeure adjointe.

À (re)lire: En réunion, cessez de faire plusieurs choses en même temps

Les chiffres que les chercheurs ont collectés sont surprenants : quand les convives se sentent peu stimulés ou engagés par ce qui leur ait présenté, 43% ont tendance à accomplir une autre tâche simultanément. Et s’ils remarquent que leur patron a aussi cette habitude, ils sont encore plus nombreux à s’adonner à cette mauvaise pratique, souligne Niima Nurmi.

Ils participent donc d’autant moins à l’échange auquel ils sont invités, en plus d’être moins efficaces pour accomplir l’autre tâche initiée.

Leur étude confirme aussi que tous les participants devraient allumer leur caméra, afin d’aider la personne qui anime l’échange à comprendre la réception de son message. D’ailleurs, les chercheurs encouragent les convives à user des émoticônes et autres outils disponibles pour réagir au propos de l’animatrice, afin d’offrir de la rétroaction en direct.

Garder sa caméra ouverte a aussi d’importantes répercussions sur le niveau d’attention des invités: leurs résultats démontrent qu’il décline de 23% dès qu’elle est éteinte.

Aux personnes qui rétorquent qu’elles sont distraites par le reflet que leur renvoi la caméra, Niina Nurmi suggère tout simplement de masquer cette petite boite à l’écran, plutôt que de simplement la fermer.