Quinze bonnes pratiques pour améliorer votre gestion du temps

Les saines habitudes de gestion du temps sont un atout indéniable de leadership. (Photo: 123RF)

BLOGUE INVITÉ. En affaires, le temps, c’est de l’argent. C’est encore plus vrai en période de pénurie de main-d’œuvre alors que le luxe de la perte de temps n’existe plus. Plus que jamais, l’emploi du temps de chaque ressource doit être planifié avec soin pour être le plus rentable possible et permettre à l’organisation d’optimiser ses affaires.

Dans cette optique, les saines habitudes de gestion du temps sont un atout indéniable de leadership, car elles permettent d’exploiter chaque heure au maximum. Cela ne signifie pas pour autant qu’il faille tout planifier de manière obsessive. La bonne gestion de temps a beau nécessiter de la discipline, elle exige aussi un minimum de souplesse pour être adaptable aux imprévus. Entre autres choses.

Vous voulez améliorer votre gestion du temps? Voici une série de bonnes pratiques à adopter pour y arriver.

Priorisez. Hiérarchisez les tâches selon leur importance et les livrables à court, moyen et long termes. Vous pourrez ensuite élaborer un calendrier d’exécution en conséquence, puis attribuer les bonnes tâches aux bonnes ressources afin de livrer dans les délais.

Donnez-vous des objectifs quotidiens. Commencez chaque journée avec au plus trois objectifs, puis fixez le temps nécessaire pour réaliser chacun d’eux et affairez-vous à la tâche. Si c’est pertinent, faites une réunion matinale avec votre équipe aux fins du même exercice afin que tout le monde soit sur la même page.

Soyez réaliste. Au risque de me répéter, ça reste primordial. Le sommet de l’Everest ne s’atteint pas en une journée. Il faut y aller étape par étape. La gestion de temps réaliste aide à franchir les étapes de façon logique pour faire avancer vos affaires sûrement, chaque jour, jusqu’à leur achèvement.

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Inscrivez tout à votre agenda. Vos activités professionnelles autant que vos activités personnelles. Consacrez-vous ensuite à fond à chacune d’elle en respectant le temps que vous lui accordez. Prévoyez aussi toujours un peu de latitude afin d’avoir du temps en banque pour vous adapter à un imprévu ou faire le vide, au besoin. Cela contribuera à faire de vous un(e) leader bien organisé(e).

Consacrez-vous à une tâche à la fois. Vous portez plusieurs chapeaux dans le cadre de vos fonctions? Évitez de vous éparpiller et divisez vos journées en blocs afin d’en porter un seul à la fois dans chaque bloc plutôt que d’essayer de toujours tous les porter en même temps. Vous y gagnerez en efficacité.

Prenez le taureau par les cornes. Attaquez les tâches qui vous captivent le moins en premier et gardez celles que vous adorez en dernier. Vous maintiendrez ainsi votre élan tout le long de la journée, ce qui aura une incidence positive sur votre productivité.

Faites des pauses. Travailler sans arrêt conduit plus vite à la fatigue. Faire de courtes pauses à intervalle régulier permet de réduire la procrastination, d’aérer le cerveau et de relaxer un moment pour mieux reprendre le travail ensuite. Francesco Cirillo, le créateur de la populaire technique Pomodoro a établi la séquence idéale à 25 minutes de travail suivies d’une pause de 2 à 5 minutes et d’une pause de 20 à 25 minutes aux quatre périodes de travail.

Évitez les distractions. Lorsque vous vous consacrez à une tâche, ne coupez pas votre élan pour répondre à un courriel, faire un appel ou lire une publication sur les réseaux sociaux. Faites-le plutôt dans vos pauses ou consacrez-y une plage horaire spécifique, s’il le faut.

Exploitez votre pic naturel de productivité. Tout le monde ne travaille pas au même rythme au même moment. Vous êtes une personne plus productive le matin, l’après-midi ou le soir? Profitez de votre meilleure période de rendement pour abattre le plus de boulot possible. Vous aurez ainsi l’esprit tranquille durant les périodes où vous êtes moins prolifique.

Consignez vos heures sur des feuilles de temps. Garder une trace du temps que vous et chaque membre de votre équipe consacrez à vos différentes tâches permet de mieux planifier et d’optimiser l’utilisation des ressources de votre organisation.

Planifiez vos réunions. D’emblée, projetez-vous à la fin de chacune d’elle afin d’établir clairement ce que vous souhaitez en tirer. Définissez ensuite un ordre du jour conséquent, avec une plage de temps allouée à chaque point au programme. Ne tournez pas autour du pot. Allez droit au but et n’étirez pas les réunions inutilement. Si quarante minutes suffisent à votre programme, ne planifiez pas une réunion d’une heure par simple habitude.

Déléguez. Aussi performant(e) vous puissiez être, il est impossible de tout faire par soi-même. Alors, apprenez à connaître les forces de votre équipe et exploitez-les à bon escient au bénéfice de votre organisation. Plus vous faites confiance à vos gens, plus ça les motive et les rend efficaces et plus ça profite à votre gestion du temps.

Utilisez la visioconférence. La pandémie nous y a fait plonger à fond, parfois jusqu’à l’écœurantite. Il n’en reste pas moins que les réunions en vidéoconférence sont un excellent moyen de gagner du temps, en limitant notamment les déplacements, au bénéfice de la productivité.

Dormez bien. Ne passez pas vos nuits à cogiter sur mille et une idées. La fatigue est une entrave à la gestion dynamique du temps. Gardez plutôt un calepin à portée de mains, inscrivez-y vos flashs nocturnes et rendormez-vous. Vous pourrez prévoir du temps pour les développer le lendemain.

Montrez l’exemple. Aucune méthode de gestion de temps ne prendra racine si personne ne la cultive adéquatement. À titre de leader, c’est votre rôle d’instaurer une culture de gestion de temps efficace. Et cela, en ayant la perspicacité d’identifier vos propres défauts et de les corriger afin de gérer votre temps et celui de votre équipe le plus profitablement possible.

Soyez un(e) leader de votre temps: investissez chaque jour dans sa planification. Votre gestion y gagnera… en tout temps!