Un bon gestionnaire, version ChatGPT

MAUDITE JOB! est une rubrique où Olivier Schmouker répond à vos interrogations les plus croustillantes [et les plus pertinentes] sur le monde de l’entreprise moderne… et, bien sûr, de ses travers. Un rendez-vous à lire les mardis et les jeudis. Vous avez envie de participer? Envoyez-nous votre question à mauditejob@groupecontex.ca

Q. – «Je suis récemment passé du statut de membre d’une équipe à dirigeant de cette même équipe. Autrement dit, je suis devenu boss. Et je me demande: au fond, c’est quoi, un bon gestionnaire, aujourd’hui et dans les années à venir?» – Louis

R. – Cher Louis, votre interrogation peut paraître relativement simple, mais je dois avouer qu’elle m’a plongé dans un labyrinthe de réflexions qui, un temps, m’a paru sans fin. C’est que j’en suis venu à me dire que le bon boss d’aujourd’hui n’est pas le bon boss d’hier et ne sera sûrement pas le bon boss de demain: les enjeux évoluent, et par la force des choses, les qualités requises pour y répondre au mieux elles aussi. D’où ma propre interrogation: comment s’assurer d’être un bon boss aujourd’hui et demain matin?

J’ai tout d’abord cru qu’il était impossible de donner une réponse claire à ce sujet, car personne ne peut vraiment savoir ce qui nous attend demain. Une nouvelle pandémie qui va amener tout le monde, ou presque, à découvrir et tester une nouvelle façon de travailler (en 2020, ça a été le télétravail)? Une prochaine fuite généralisée des emplois à temps plein pour une vague de travailleurs autonomes œuvrant à quatre coins de la planète? Que sais-je, encore?

Et puis, j’ai eu une drôle d’idée: demander ce qu’il en sera à quelqu’un qui a a priori un savoir absolu dans tous les domaines, dont le management, et qui est a priori capable de déceler les tendances émergentes susceptibles de changer le monde de demain, en particulier en ce qui concerne le monde du travail. Qui est cette «personne»? ChatGPT, bien entendu.

C’est que le robot conversationnel d’OpenAI s’appuie sur tout ce qui existe sur le web et est en mesure, dit-on, de trier les données pertinentes, puis de les présenter de manière simple, claire et synthétique. S’il y a quelqu’un capable de me dire ce qui nous attend dans un futur proche, ça devrait être bien lui, non?

Nu une ni deux, je lui ai demandé ce qu’était aujourd’hui un bon boss, et ce qu’il en serait demain matin. Voici sa réponse détaillée…

Un bon boss doit et devra posséder un ensemble de compétences et de qualités pour être en mesure de diriger efficacement une équipe dans un environnement de travail en constante évolution. Voici les traits principaux d’un bon gestionnaire:

1. Leadership

Un bon boss doit être capable de guider son équipe en fixant des objectifs clairs et en motivant ses collaborateurs à les atteindre.

– Fixer des objectifs clairs. Il doit être capable de fixer des objectifs clairs et précis pour son équipe, en s’assurant que chacun comprenne bien ce qui est attendu de lui. Par exemple, il pourrait fixer des objectifs de vente pour l’équipe de vente et s’assurer que chacun ait une compréhension claire de ce qui est attendu de lui en termes de volume de ventes, de clients à contacter, etc.

– Motiver les collaborateurs. Il doit être en mesure de motiver ses collaborateurs à atteindre les objectifs fixés, en leur fournissant des feedbacks positifs et constructifs, en reconnaissant leurs réussites et en leur offrant des perspectives de développement. Par exemple, il pourrait féliciter un collaborateur pour avoir réalisé une vente importante, ou lui offrir des opportunités de formation pour améliorer ses compétences.

– Encourager la collaboration. Il lui faut encourager la collaboration entre les membres de son équipe, en favorisant l’échange d’idées et en permettant à chacun de contribuer à la réussite de l’équipe. Par exemple, il pourrait organiser des réunions d’équipe régulières pour favoriser les échanges et les prises de décisions collectives.

– Prendre des décisions éclairées. Il doit être savoir prendre des décisions éclairées en fonction des objectifs fixés pour l’équipe, en considérant les opinions et les contributions de chaque membre de l’équipe. Par exemple, il pourrait consulter son équipe avant de prendre une décision importante, en leur demandant leur avis et en prenant en compte leurs préoccupations.

2. Communication

Il doit être en mesure de communiquer efficacement avec son équipe, en étant à l’écoute de leurs préoccupations et en étant capable de fournir des feedbacks constructifs.

– Écouter activement. Il doit être en mesure d’écouter activement son équipe, en étant attentif à leurs préoccupations et à leurs idées. Par exemple, il pourrait organiser des séances de feedback régulières avec chaque membre de son équipe pour leur permettre de s’exprimer librement et partager leurs idées.

– Donner des feedbacks constructifs. Il doit être capable de fournir des feedbacks constructifs à son équipe, en leur offrant des commentaires positifs et en leur donnant des conseils pour améliorer leurs compétences. Par exemple, il pourrait donner des feedbacks positifs sur le travail d’un collaborateur et leur offrir des conseils pour améliorer leur efficacité.

– Utiliser des canaux de communication adaptés. Il doit recourir à différents canaux de communication pour s’adresser à son équipe, en fonction de la nature de l’information à transmettre. Par exemple, il pourrait utiliser un courriel pour communiquer des informations importantes à toute l’équipe, mais préférer une réunion en face à face pour discuter de questions plus complexes.

– Être transparent. Il doit être transparent avec son équipe, en communiquant clairement les objectifs de l’entreprise et les attentes envers l’équipe. Un exemple concret: expliquer les objectifs de l’entreprise à son équipe et comment chacun peut y contribuer, en s’assurant que chacun comprenne bien les attentes.

3. Gestion du temps et des priorités

Un bon boss doit être capable de gérer son temps et celui de son équipe de manière efficace, en fixant des priorités et en s’assurant que les objectifs sont atteints dans les délais impartis.

– Planification. Il doit planifier son temps et celui de son équipe en identifiant les tâches les plus importantes et en créant des échéances pour les achever. Il doit être capable de déterminer les priorités et de s’assurer que chacun dans son équipe a une compréhension claire de ce qu’il doit faire et dans quel délai.

– Délégation. Il doit être capable de déléguer des tâches à son équipe, en s’assurant que chacun dans l’équipe est capable d’exécuter les tâches assignées et en communiquant clairement les attentes et les délais.

– Élimination des distractions. Il doit être en mesure de minimiser les distractions susceptibles de peuvent nuire à la productivité de l’équipe. Par exemple, il peut décider d’interdire l’utilisation des téléphones portables sur le lieu de travail ou de mettre en place une politique de réunion courte et efficace.

– Utilisation d’outils de gestion du temps. Il doit se servir d’outils de gestion du temps pour suivre l’avancement de son équipe et s’assurer que les délais sont respectés. Des outils comme les diagrammes de Gantt et les tableaux Kanban peuvent être utiles pour visualiser les projets et les tâches de l’équipe.

– Communication efficace. Il doit être capable de communiquer efficacement avec son équipe afin de s’assurer que chacun a les informations dont il a besoin pour accomplir ses tâches. Cela peut inclure la mise en place de réunions régulières, la mise à jour de la documentation et la fourniture de commentaires constructifs.

4. Empathie

Il doit être empathique et comprendre les préoccupations et les besoins de ses collaborateurs. Ce qui signifie se mettre à leur place pour mieux les aider à relever les défis et à progresser.

– Écouter activement. Il doit écouter attentivement ses collaborateurs lorsqu’ils expriment leurs préoccupations, leurs idées ou leurs besoins. Et donc, donner toute son attention à ses collaborateurs, et notamment prêter attention à leur langage corporel ainsi qu’à leur ton de voix.

– Reconnaître les sentiments. Il doit reconnaître les sentiments de ses collaborateurs. Il doit identifier les moments où ses collaborateurs sont stressés, en colère, déçus ou heureux. Car cela peut lui permettre de mieux comprendre leur point de vue et, le cas échéant, leur fournir un soutien approprié.

– Offrir du soutien. Il doit offrir un soutien émotionnel à ses collaborateurs. Cela peut inclure l’encouragement à surmonter des défis, la reconnaissance des succès, ou simplement être disponible pour écouter si un collaborateur a besoin de parler de quelque chose.

– Faire preuve de compréhension. Il doit faire preuve de compréhension et de tolérance envers les erreurs ou les difficultés de ses collaborateurs. Au lieu de se mettre en colère ou de les blâmer, un gestionnaire empathique prend le temps de comprendre pourquoi une erreur a été commise et travailler avec son collaborateur pour éviter de futurs problèmes.

– Encourager la communication. Il doit favoriser une communication ouverte et honnête avec ses collaborateurs. Et ce, en créant un environnement où les collaborateurs se sentent à l’aise pour parler de leurs préoccupations, de leurs idées et de leurs besoins, tout en demeurant réceptif à leurs commentaires.

5. Capacité à prendre des décisions

Un bon boss doit savoir prendre des décisions difficiles, en pesant les avantages et les inconvénients de chaque option.

– Collecter les informations pertinentes. Il doit collecter toutes les informations pertinentes avant de prendre une décision. Cela peut inclure des données sur les performances passées, des commentaires des clients ou des collaborateurs, des tendances du marché, ou tout autre élément qui pourrait avoir une incidence sur la décision.

– Analyser les options. Il lui faut analyser les options disponibles, en pesant les avantages et les inconvénients de chaque option. Il doit être en mesure de déterminer la faisabilité et les risques associés à chaque option, et de déterminer quelle option est la plus appropriée en fonction de l’objectif à atteindre.

– Prendre une décision difficile. Il doit être capable de déterminer la meilleure solution pour l’entreprise ou l’équipe, même si cela implique de prendre une décision difficile.

– Communiquer la décision. Il doit savoir communiquer la décision prise de manière claire et concise à son équipe. Et donc, expliquer les raisons de la décision et répondre aux questions ou préoccupations que les membres de l’équipe peuvent avoir à ce sujet.

– Évaluer les résultats. Il doit être en mesure d’évaluer les résultats de la décision prise. Et notamment, de déterminer si la décision a atteint l’objectif prévu et s’il y a des leçons à tirer pour les décisions futures.

6. Adaptabilité

Les conditions de travail évoluent rapidement, si bien qu’un bon boss doit être capable de s’adapter aux changements, en prenant en compte les nouvelles tendances et les nouvelles technologies.

– Être ouvert au changement. Il doit être ouvert au changement et capable de reconnaître les avantages de l’adaptation à de nouvelles situations. Cela peut inclure l’introduction de nouvelles technologies, l’adoption de nouvelles méthodes de travail ou l’adaptation à de nouvelles tendances du marché.

– Être flexible. Il doit être capable de s’adapter rapidement aux changements, en modifiant les plans et les processus pour répondre aux nouvelles situations. Cela peut concerner la réaffectation des ressources ou des membres de l’équipe pour répondre aux nouvelles exigences ou l’ajustement des horaires pour répondre aux changements de priorités.

– Être proactif. Il lui faut anticiper les changements et prendre des mesures pour s’y adapter à l’avance. Cela peut impliquer la formation de l’équipe pour de nouvelles compétences ou l’investissement dans de nouvelles technologies afin de se préparer aux changements à venir.

– Favoriser l’innovation. Il doit encourager l’innovation et être ouvert aux idées nouvelles et créatives de l’équipe. Cela peut entraîner l’exploration de nouvelles façons de travailler et de nouvelles opportunités.

– Communiquer efficacement. Il doit être en mesure de communiquer les changements et les nouvelles stratégies à l’équipe de manière claire et concise. Il doit s’assurer que tous les membres de l’équipe comprennent les changements et leurs implications, et qu’ils sont prêts à y faire face.

7. Vision à long terme

Un bon boss doit avoir une vision à long terme pour son entreprise, en fixant des objectifs ambitieux et en prévoyant les étapes nécessaires pour les atteindre.

– Définir une vision claire. Il lui faut définir une vision claire pour l’entreprise à long terme, en fixant des objectifs ambitieux et en s’assurant que tous les membres de l’équipe comprennent la direction dans laquelle l’entreprise se dirige.

– Élaborer un plan d’action. Une fois que la vision est définie, il doit concocter un plan d’action clair pour atteindre les objectifs fixés. Cela peut inclure l’établissement de jalons et de délais précis, l’identification des ressources nécessaires et la définition de rôles et responsabilités clairs pour chaque membre de l’équipe.

– Encourager l’innovation. Il doit prôner l’innovation et être ouvert aux nouvelles idées et aux nouvelles façons de travailler. Cela peut aider à garantir que l’entreprise reste à la pointe de son domaine et qu’elle est prête à relever les défis futurs.

– Être prêt à prendre des risques. Les objectifs à long terme peuvent souvent nécessiter de prendre des risques importants. Un bon boss doit donc être en mesure de peser les avantages et les inconvénients de chaque décision, et être prêt à prendre des risques calculés pour atteindre les objectifs fixés.

– Évaluer régulièrement les progrès. Il doit évaluer régulièrement les progrès de l’entreprise par rapport aux objectifs à long terme. Cela peut aider à identifier les défis potentiels à l’avance et à ajuster les plans en conséquence.

«En somme, résume ChatGPT, un bon boss est capable de diriger et de motiver son équipe, de communiquer efficacement avec elle, de gérer son temps et ses priorités, d’être empathique et à l’écoute, de prendre des décisions, d’être adaptable et de fixer une vision à long terme. En ayant ces compétences et ces qualités, un bon boss peut aider son équipe à se développer et à réussir dans un environnement de travail en constante évolution.»

Voilà, Louis. Le bon boss d’aujourd’hui et de demain matin devrait présenter l’ensemble de ce savoir-faire et de ce savoir-être, si l’on en croit ChatGPT.

Maintenant, à mon tour de vous poser une question, si vous le permettez: et vous, qu’en pensez-vous, Louis? Considérez-vous que ChatGPT a tapé dans le mille, ou pas?