«Attelons-nous à la tâche» est le mot d’ordre. (Photo: Amy Hirschi pour Unsplash)
RHéveil-matin est une rubrique quotidienne où l’on présente aux gestionnaires et à leurs employés des solutions inspirantes pour bien commencer leur journée. En sirotant votre breuvage préféré, découvrez des astuces inédites pour rendre vos 9@5 productifs et stimulants.
RHÉVEIL-MATIN. Selon une coach en productivité australienne, toutes vos réunions devraient être bien plus courtes que ce que vous vous imaginez.
L’autrice du livre «The 25 minute Meeting : Half the Time, Double the Impact», Donna McGeorge, croit que ce qui rend ces échanges bien plus longs que ce qu’ils devraient être, c’est le fait qu’ils ne soient pas pris au sérieux.
Plutôt que d’en user avec parcimonie, dans des occasions où c’est réellement nécessaire de convier physiquement (ou virtuellement) un groupe de personnes, elles sont bien souvent organisées pour tout et n’importe quoi. Et les invités ne s’y préparent pas assez avant de s’y joindre.
Dans bien des cas, un courriel, des sondages menés par Slack ou Teams, ou une vidéo seraient plus appropriés pour transmettre ou recueillir l’information dont vous avez besoin, rappelle-t-elle dans un article paru dans Fast Company.
Loin d’elle l’idée de bannir tout type de rencontres : les échanges, les brassages d’idées, ou en d’autres termes quand «on doit se salir les mains», en sont de bons exemples.
Or, elle vous recommande de faire passer leur durée moyenne d’une heure à 25 minutes uniquement s’inspirant de la méthode d’optimisation de la concentration de Pomodoro.
En raccourcissant le temps alloué, vous éviterez aussi d’aborder des sujets superflus et ne convierez que les personnes essentielles à la discussion, estime Donna McGeorge.
La clé est de se préparer en amont, en pensant à ce qu’elle appelle les «trois P». On ne parle pas ici du pain, des pâtes et des patates, mais bien du «purpose, people, and process», ce que je traduis librement par «but, convives et démarche».
Vous devrez donc cerner ce que vous souhaitez accomplir à l’issue de cette réunion, que ce soit de résoudre un problème ou de s’entendre sur un budget. Déterminez ensuite qui doit s’y présenter, et ce qu’ils doivent préparer en amont.
Donna McGeorge recommande aussi de respecter une méthode qu’elle a développée.
Au cours des douze premières minutes, permettez à chacun des convives de faire les mises à jour nécessaires, l’un après l’autre. Dans les douze minutes suivantes, faites du pouce sur ce qui vient d’être dit. Les derniers instants de l’échange servent à établir le plan de match des choses à accomplir après cette rencontre.
Le temps compté crée un sentiment d’urgence, ce qui, selon elle, vous fera progresser plus rapidement. «Attelons-nous à la tâche» est le mot d’ordre.
Pour ne plus rater ce rendez-vous, recevez votre RHéveil-matin dans votre boîte de courriels!
