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EXPERT INVITÉ. Je verrai dans cette chronique à vous donner quelques outils de gestion de vos dossiers juridiques qui, à mon avis, pourront vous permettre de réduire vos factures d’avocats.
Au fil de ma pratique, j’ai pu constater les bonnes et moins bonnes pratiques de mes clients dans la gestion de leur dossier. Évidemment, une bonne gestion des dossiers juridiques directement chez le client peut drastiquement réduire les frais externes.
1. Bien choisir ses avocats
Cela peut sembler une évidence, mais c’est une étape qui est parfois bâclée.
En fonction des enjeux d’un dossier, il sera opportun de choisir des professionnels du droit spécialisés dans un domaine en particulier. Il est important de vérifier les domaines de spécialité d’un avocat avant de l’embaucher dans un dossier.
Par exemple, en fonction du mandat à donner, il est opportun de vérifier si un avocat a l’habitude de plaider devant les tribunaux ou de rédiger et de négocier des contrats. Ces deux pratiques sont très différentes : vous prendrez des plaideurs pour un litige et un avocat en droit des affaires pour la rédaction de vos contrats importants.
Finalement, il vaut mieux regarder la spécialisation d’un avocat que le taux horaire. Si votre seul barème est d’avoir le taux horaire le plus bas, vous aurez des chances de ne pas avoir le meilleur professionnel pour votre dossier. Le taux horaire peut être un indicateur de la spécialisation et de l’efficacité d’un avocat.
2. Avoir une personne clé à l’interne pour la gestion des dossiers juridiques
Toutes les entreprises n’ont pas le budget pour avoir une équipe juridique à l’interne. Lorsque cela est le cas, la gestion des dossiers juridiques et l’octroi des mandats à l’externe sont largement plus faciles.
Pour ceux qui ont affaire régulièrement à des avocats, une personne clé à l’interne qui s’occupe des dossiers juridiques peut être une source de grande économie sur les frais externes. En effet, cette personne pourrait faire ce qui suit:
- Gérer les dossiers juridiques séparément du reste de l’administration de l’entreprise;
- Transmettre l’information bien classée aux avocats externe lorsqu’il est temps de déléguer un dossier;
- Gérer l’octroi des mandats à des cabinets externes en fonction du mandat et de leur expertise (par exemple, fiscalistes, notaires, avocats en droit des affaires ou en litige, etc.);
- Gérer les budgets juridiques externes;
- Faire le pont entre les avocats externes et la direction de l’entreprise pour les décisions importantes et stratégiques.
Nul besoin que cette personne soit un juriste accompli pour avoir cette tâche. Elle doit être organisée et être une personne de confiance dans l’entreprise.
D’expérience comme avocat externe, il est plus facile de faire affaire avec un seul interlocuteur au sein d’une entreprise. Cela facilite les communications et accélère le travail, notamment dans le cadre de la collecte d’information au début d’un mandat.
3. Soyez organisé
Dans la gestion d’un dossier qui doit être transmis à un avocat, évitez à tout prix d’être bordélique. C’est souvent cela qui cause des frais importants au début d’un dossier.
Prenons l’exemple le plus fréquent d’une mauvaise pratique répandue : transmettre des courriels et pièces jointes au compte-goutte dans une panoplie de courriels séparés. Cette façon de faire est chronophage autant pour vous que pour votre avocat.
Il existe une solution simple : rassembler vos documents et informations dans un dossier (un «drive» partagé ou autre) qui sera transmis d’un seul coup à votre avocat. Cette méthode est très pratique et vous économise plusieurs heures de travail.
4. N’attendez pas trop longtemps avant de contacter votre avocat
Vous envisagez une transaction? Vous avez un conflit qui débute? N’attendez pas à la dernière minute avant de contacter votre avocat. Autrement, si vous attendez à la dernière minute, voici les enjeux que vous pourriez rencontrer:
- Ne pas avoir de disponibilité de votre avocat pour répondre à votre demande dans l’immédiat et ainsi retarder votre transaction ou la résolution de votre litige. À titre d’exemple, une transaction d’achat/vente d’entreprise doit être planifiée des mois d’avance afin de permettre à tous les professionnels de se coordonner, notamment dans le cadre de la vérification diligente;
- Avoir dépassé un délai légal important (prescription, délai contractuel, etc.), ce qui parfois ne pardonne pas;
- Engendrer à l’externe des frais supplémentaires d’urgence, car lorsque les professionnels doivent tout mettre de côté pour une urgence, ils doivent mobiliser davantage de personnel dans leur équipe.
N’oubliez pas: les urgences coûtent cher! Mieux vaut planifier tant que cela est possible.
5. Savoir ce que l’on veut et réfléchir pragmatiquement
Si vous ne savez pas ce que vous voulez dans la résolution d’un conflit juridique, votre avocat ne pourra pas aligner son travail de façon optimale et vous risquerez d’engendrer des frais inutiles. Réfléchissez au scénario idéal et votre avocat verra s’il est possible de l’atteindre.
Idéalement, il vaut mieux valider et comprendre ce que vos conseillers juridiques proposent avant de suivre aveuglément une stratégie. Normalement, dans un litige, votre avocat vous proposera diverses solutions en fonction de vos objectifs et dans les limites de la loi.
Cependant, votre avocat ne prendra pas une décision d’affaires pour vous. Il vous donnera les informations nécessaires pour que vous puissiez prendre une décision éclairée. Ainsi, vous devrez balancer les solutions proposées en fonction du budget et de l’importance du dossier. Parfois, le combat judiciaire n’est pas une solution viable pour l’entreprise.
6. Écouter les conseils donnés
Les avocats ont un devoir de conseil envers leurs clients. Il arrive que devant les options possibles d’un dossier nous conseillons une approche au lieu d’une autre. Nos conseils sont appuyés par l’expérience, la jurisprudence et le droit en vigueur.
Il arrive qu’un client décide de faire ce que nous ne conseillons pas et cela se solde presque toujours par un échec (annoncé). Évidemment, l’échec dans un dossier peut coûter cher.
N’oubliez pas, un avocat a une indépendance professionnelle face à son client. Si vous n’écoutez pas ses conseils, il peut décider de cesser de vous représenter. Prendre un autre avocat pour un même dossier engendrera des frais supplémentaires. De plus, lorsque vous changez très fréquemment d’avocat pour un même dossier cela affectera votre crédibilité à titre de client auprès des autres cabinets.
7. Faire preuve d’honnêteté
Il est important de divulguer toute l’information demandée par votre avocat dans le cadre d’un dossier sans faire de cachotteries. N’oubliez pas que les avocats sont tenus au secret professionnel en faveur de leurs clients.
Un avocat travaille avec les faits qui lui sont donnés. Le mensonge n’est pas de mise et il est rare que l’on puisse gagner un dossier lorsque notre client nous a caché des faits importants.
Lorsqu’un client cache des faits à son avocat, cela ressort la plupart du temps au cours du dossier et pas au meilleur moment. Quand cela est le cas, nous devons travailler fort pour rétablir la crédibilité d’un client et il faut parfois réaligner complètement un dossier. Il est aussi à mentionner que ce type de situation peut faire en sorte de gagner ou de perdre une cause. Il est ainsi évident qu’un petit mensonge à son avocat au début d’un dossier peut engendrer des frais beaucoup plus importants que prévu.
Sans avoir fait le tour du jardin sur la question, j’espère vous avoir partagé quelques trucs utiles pour optimiser vos frais juridiques.
