Comment bien animer? Comment bien participer? Il y a tellement de coûts financiers, psychologiques, culturels dans les entreprises où les réunions sont dysfonctionnelles. (Photo: 123RF)
EXPERT INVITÉ. Travailler pendant 40 ans, 45 semaines par année et passer 6 heures par semaine en réunion, cela fait plus de 10 000 heures de réunion dans une vie professionnelle! Et c’est sans compter les autres réunions en famille, en bénévolat…
Avec quelles formations? Je parle de formations en animation et en participation aux réunions. Peu ou pas de formations.
Dans mon précédent article, j’ai exploré la notion de scenius, cette habileté à co-créer sur scène pour les musiciens, mais aussi à collaborer pour des équipes.
Un bon scenius demande de l’écoute. Écouter l’autre, écouter les autres pour s’harmoniser, pour s’entendre, pour produire.
Au fil des nombreuses réunions que j’ai animées comme accompagnateur au Groupement des chefs d’entreprise et comme PDG, j’ai découvert que la qualité d’écoute des participants était le principal facteur de réussite d’une réunion productive, ressourçante, inspirante. Quand les participants et l’animateur sont bel et bien présents à ce qui se dit, à ce qui se vit, et aussi à ce qui ne se dit pas, les réunions sont plus humaines et plus riches.
J’ai découvert qu’il y avait plusieurs types d’écoute, ou mieux, plusieurs qualités d’écoute. En voici 5:
- La plus moche: ne pas écouter! Être absent, avoir l’esprit ailleurs, picosser son iPhone ;
- Attendre pour parler: en fait je n’entends pas, j’attends (souvent impatiemment) pour donner mon opinion ou me défouler ;
- Écouter pour évaluer, critiquer: mon ouverture d’esprit est fortement limitée par mes jugements ; je cherche à confirmer mes opinions sur l’autre ;
- Écouter avec curiosité: je suis ouvert, pas nécessairement empathique.
- Écouter avec intérêt et ouverture: je suis pleinement présent et j’accueille l’autre.
La qualité d’ambiance, d’énergie, de créativité, de productivité d’une réunion est proportionnelle à la qualité d’écoute des participants. Cela vaut aussi dans un tête-à-tête en couple ou avec son enfant…
Mais alors, si c’est si simple, pourquoi de nombreuses réunions sont ennuyantes ou cacophoniques ?
De nombreux facteurs affaiblissent la qualité ou le niveau d’écoute: par exemple le stress des participants, le flou des objectifs, les petits jeux politiques, la fatigue, la peur sous-jacente, la disposition physique de la rencontre, le déroulement mal animé, les attentes pas claires…
Il y a un autre facteur que j’ai observé tellement de fois, plus subtil, presque invisible : le besoin d’être reconnu. Oui, j’ai vu de nombreuses réunions dérailler parce que des participants n’ont pas la sécurité intérieure, la confiance en soi pour être capables de se rendre disponibles à l’autre, aux autres. Ils canalisent l’attention et l’énergie du groupe sur eux. Avez-vous déjà vu ça dans un souper de Noël ?
Alors, comment peut-on rendre nos 10 000 heures de réunions plus inspirantes ?
J’insisterai sur trois clés:
- Une bonne animation. Ce n’est pas parce qu’on est directeur d’un département qu’on est bon animateur. La méthode du tour de table est fondamentale, comme la distribution du temps de parole et un ordre du jour écrit.
- Des rituels de présence: ce peut être une minute de silence au début pour arriver ; ou un j’arrive comment, ou prendre le temps de saluer personnellement chacun avant de débuter…
- Un bilan à la fin de la rencontre pour prendre conscience des plus et des moins dans le déroulement et tirer des leçons.
Que ce soit un comité de direction, une rencontre de département, un scrum, une réflexion stratégique, une session de créativité, peu importe le qui et le quoi de la réunion, ces trois clés sont essentielles.
Je crois que les entreprises doivent développer leurs compétences en animation et en participation aux réunions. Comment bien animer? Comment bien participer? Il y a tellement de coûts financiers, psychologiques, culturels dans les entreprises où les réunions sont dysfonctionnelles.
C’est tellement mobilisant, inspirant, productif de vivre des réunions wow!
Commençons par approfondir nos niveaux d’écoute à chaque fois que nous sommes en réunion, au travail ou à la maison. Bon scenius! Bonnes réunions!
