La première étape vise à déterminer s’il y a une demande pour le produit ou le service de l’entreprise au sein des organismes publics. (Photo: 123RF)
MOIS DE LA PME. Il est possible pour une entreprise de développer sa compétence de soumissionnaire. Dans son guide d’accompagnement à l’intention des entreprises « Accéder aux marchés publics pour la première fois », le gouvernement découpe d’ailleurs la démarche en cinq grandes étapes. Nous avons demandé à des experts en approvisionnement de nous les expliquer, tout en nous donnant quelques conseils au passage.
1. Validation du marché: réviser les orientations stratégiques et l’offre de services
La première étape vise à déterminer s’il y a une demande pour le produit ou le service de l’entreprise au sein des organismes publics. Pour répondre à cette question, Karim Azzouz Reguig, conseiller en marchés publics au ministère de l’Économie et de l’Innovation, invite les entreprises à se familiariser avec le système électronique d’appel d’offres (SEAO), qui recouvre tous les appels d’offres des ministères, des organismes publics et des municipalités. « C’est une mine d’information importante souvent sous-exploitée, explique-t-il. En consultant les appels d’offres antérieurs ainsi que les intentions d’achat des organismes, une entreprise sera en mesure de savoir si son offre de service répond à un besoin des marchés publics. »
2. Vérification de la conformité: satisfaire aux exigences préalables
Cette étape est avant tout administrative. Il s’agit ici d’obtenir les formulaires, les autorisations, les accréditations, qui seront demandés par le donneur d’ordres à l’étape de la vérification des « exigences préalables ». Karim Azzouz Reguig suggère de ne pas attendre la publication d’un appel d’offres pour amorcer ce travail. « Il est possible d’anticiper les exigences administratives en consultant des appels d’offres antérieurs. » Si une entreprise attend un appel de candidatures pour faire une demande d’attestation ou d’accréditation, il se peut qu’elle reçoive le document clé après la date de dépôt de soumission, illustre-t-il.
3. La prospection: trouver les occasions d’affaires
La plateforme SEAO est le principal outil de veille et de recherche. Le nombre d’appels d’offres peut d’ailleurs donner le vertige. « Essayer de répondre à de multiples appels d’offres peut rapidement devenir lourd et fastidieux, prévient Kim Cullen, directrice du marketing à mdf commerce, une entreprise spécialisée en approvisionnement électronique. Il est donc primordial de bien cerner les occasions pertinentes, qui conviennent parfaitement à votre entreprise et à sa taille. » La directrice du marketing ajoute que l’entreprise Merx offre un service de notification gratuit, « qui envoie des courriels aux destinataires pour les avertir des occasions pertinentes pour leur entreprise ». Il est aussi possible de souscrire un abonnement payant directement sur la plateforme SEAO, ce qui donne accès à des fonctionnalités de veille et de recherche avancées.
4. La soumission: répondre à l’appel d’offres
Lorsqu’une entreprise amorce la rédaction d’une soumission, elle doit passer d’une « logique de marketing » à une « logique de conformité », conseille Serge Fleury, consultant en approvisionnement public et auteur du livre « Rédiger une soumission gagnante » aux éditions Transcontinental. « La première erreur que les entreprises font est de vouloir vendre leur entreprise, plutôt que de chercher à répondre au besoin exprimé par le donneur d’ordres. »
Le consultant encourage les entreprises à communiquer des informations explicites, répondant directement aux exigences formulées dans l’appel d’offres. « Si l’offre mentionne un nombre d’années d’expérience requis pour un gestionnaire de projet, il faut faire la démonstration mathématique que le nombre d’années est atteint. L’évaluateur ne va pas faire de recherche supplémentaire, il va évaluer uniquement ce qu’il a en main. »
5. Le suivi: réaliser le suivi de la soumission
Pendant la période d’affichage, les entreprises ont l’occasion de poser des questions à une personne-ressource afin de bien comprendre le besoin formulé par le donneur d’ordres. Elles doivent aussi demeurer à l’affût de toute modification ou de clarification pouvant être faite à l’appel d’offres originales. Si le donneur d’ordres juge qu’une exigence n’est pas formulée clairement ou qu’elle « limite la concurrence », il est possible qu’il publie un addenda, une note additionnelle pour corriger le tir, explique Karim Azzouz Reguig.
Lorsque les entreprises reçoivent le verdict de l’appel d’offres, elles ne doivent pas hésiter à demander une rétroaction. « Ça fait partie des bonnes pratiques », confirme Serge Fleury. Il ne faut pas s’arrêter au premier refus, ajoute-t-il. « Une entreprise peut développer sa compétence [de soumissionnaire], pour le peu qu’elle y mette le temps et l’énergie. C’est comme dans n’importe quel marché que l’on développe : c’est en s’y exerçant qu’on devient meilleur. » L’occasion est là, insiste-t-il : les acheteurs sont toujours à la recherche de nouveaux fournisseurs. Le message est lancé !
