Dès qu’il entre en fonction, l’administrateur doit dénoncer tout intérêt susceptible de le placer en situation de conflit d’intérêts. (Photo: Romain V pour Unsplash)
BLOGUE INVITÉ. L’actualité foisonne de manchettes exposant des situations où des dirigeants et des administrateurs se retrouvent en situation de conflits d’intérêts. Nous avons tous des liens avec des personnes ou des organisations, résultant de notre vie personnelle ou professionnelle. Ces liens sont porteurs d’intérêts, professionnels, personnels ou familiaux qui peuvent influencer, consciemment ou non, la prise de décisions dans une situation qui peut les mettre en jeu.
Au conseil d’administration, les décisions doivent être prises avec indépendance, objectivité et impartialité. Toutefois, les intérêts des administrateurs peuvent parfois entrer en conflit avec ceux de l’organisation. Que faire en pareilles circonstances?
Rappelons que les administrateurs ont une obligation fiduciaire envers l’organisation. Cette obligation comporte celle d’agir avec prudence et diligence, ainsi qu’avec honnêteté et loyauté dans l’intérêt de l’organisation. Dans cette perspective, l’administrateur doit éviter de se placer dans une situation de conflit, entre ses intérêts personnels et les obligations inhérentes à l’exercice de ses fonctions.
Bien que le conflit d’intérêts ne soit pas nécessairement illégal ou criminel, il suscite des doutes ou des soupçons sur l’intégrité et l’impartialité de l’administrateur. Il peut également entacher à la réputation de l’organisation. Par conséquent, l’administrateur en situation de conflit risque alors, consciemment ou non, en réalité ou en apparence, d’agir sous l’influence de ses liens d’intérêt privés et non avec l’indépendance, l’impartialité et l’objectivité que requiert sa fonction.
L’apparence de conflit est aussi néfaste que le conflit réel. Il y a lieu de déterminer si une personne raisonnablement bien informée conclurait que les intérêts de l’administrateur détient risquent d’influencer ses décisions et de nuire à son objectivité et à son impartialité dans l’exercice de ses fonctions. L’apparence de conflit exige des mesures préventives aussi robustes que celles déployées pour le conflit réel.
Nos observations recèlent de situations conflictuelles. Par exemple, un administrateur qui tente d’influencer la décision du CA d’acheter des biens d’une entreprise dans laquelle son cousin est actionnaire. Un administrateur utilise de l’information confidentielle à des fins personnelles. Un administrateur participe à une décision d’engager sa fille ou de lui donner une promotion.
Dès qu’il entre en fonction, l’administrateur doit dénoncer tout intérêt susceptible de le placer en situation de conflit d’intérêts, ainsi que les droits qu’il peut faire valoir contre elle, en indiquant, le cas échéant, leur nature et leur valeur.
La déclaration d’intérêts est un outil essentiel dans la mise en œuvre de la prévention des conflits d’intérêts. Par la suite, dès qu’il prend connaissance d’une situation de conflit d’intérêts éventuel, l’administrateur devrait déclarer par écrit ledit conflit au secrétaire du CA, au président du CA ou au président du comité de gouvernance.
Dans le doute, un administrateur devrait immédiatement demander l’avis du président du CA, du comité de gouvernance ou du secrétaire. Après avoir divulgué un conflit, l’administrateur devrait :
- S’abstenir de prendre part aux discussions sur la question et au vote relatif à ladite question.
- Quitter la réunion et y retourner qu’après qu’auront eu lieu toutes les discussions et les votes à l’égard de la question donnant naissance au conflit;
- Éviter d’influencer la discussion ou le vote du CA relativement à toute question se rapportant à la question donnant naissance au conflit.
La dénonciation d’intérêt devrait être consignée au procès-verbal des délibérations du CA. Il faudrait aussi éviter de transmettre à l’administrateur visé par le conflit la partie du procès-verbal contenant les détails des délibérations sur la situation conflictuelle.
Bref, il est indispensable de traiter chaque situation de conflit d’intérêts avec circonspection et vigilance pour éviter qu’elle ne devienne préjudiciable. Chaque cas est unique et commande une analyse objective des faits. En tout temps, on cherche à prévenir autant le conflit d’intérêts en lui-même que son apparence.
