L'utilisation du tableau de bord peut aider à consolider les informations provenant de l’ensemble de votre organisation. (Photo: 123RF)
BLOGUE INVITÉ. Lors de ma dernière visite au Centre Bell pour assister à un match des Canadiens de Montréal, l’engouement était palpable. Nous sommes en 3e période, il reste 2 minutes à jouer et c’est 2 à 2. Les spectateurs ont les yeux rivés sur la glace et ne cessent de regarder le tableau indicateur seconde après seconde. Soudainement, la foule est en délire, le tableau indicateur signale 3 à 2 Montréal. Victoire!!!
Imaginez maintenant, aller au hockey ou n’importe quel autre sport sans tableau indicateur. Croyez-vous que vous vivrez la même expérience?
Le tableau indicateur est un outil essentiel. Il permet de mettre en valeur les éléments clés de la partie et de voir qui est en position de gagner ou de perdre. Il a même une incidence sur le comportement des joueurs qui adaptent leur style de jeu en fonction d’une avance ou d’un retard, jusqu’à célébrer lors d’une victoire ou avoir la mine basse à la suite d’une défaite.
Les mêmes principes s’appliquent pour votre entreprise.
Généralement, un tableau de bord affiche les informations critiques nécessaires à la gestion d’une organisation en un seul emplacement, sur une page ou un écran. Il centralise plusieurs indicateurs de performance et permet de voir si l’entreprise fait bonne figure selon les prévisions, objectifs et résultats attendus.
Les raisons pour lesquelles vous avez besoin d’un tableau de bord sont multiples:
- Permettre de gérer la complexité de l’exploitation d’une entreprise
- Consolider les informations provenant de l’ensemble de votre organisation
- Prendre des décisions stratégiques et tactiques efficaces
- Accéder instantanément à des informations critiques
- Donner suite à vos réunions de gestion et à vos actions
- Mobiliser vos équipes dans l’exécution
Il existe trois critères pour vous aider à établir les indicateurs clés de performance à inclure sur votre tableau de bord. Premièrement, ils devraient se rapporter directement aux objectifs de votre organisation. Deuxièmement, ils devraient être quantitatifs et quantifiables. Plus importants encore, les indicateurs clés de performance devraient être directement liés à la mesure du succès de l’organisation.
De plus, il est prouvé que l’utilisation de tableaux de bord visuels fait une différence. Dans une étude de 2013, le Groupe Aberdeen a constaté que les gestionnaires qui ont utilisé des outils visuels sont 28% plus susceptibles de trouver de l’information rapidement pour prendre des décisions comparativement à ceux qui n’ont utilisé que des rapports et/ou des tableaux de bord non visuels.
Il existe trois styles de tableaux de bord globaux: stratégiques, analytiques et opérationnels. De nombreux cadres choisissent d’utiliser un hybride de deux ou trois, afin que l’information de haut niveau puisse être explorée «par forage», pour identifier des moyens d’améliorer les performances et de transformer les chiffres en action.
Les tableaux de bord stratégiques (exécutifs) montrent une visualisation sommaire basée sur les indicateurs clés de performance de l’organisation. L’objectif est d’avoir avec un nombre restreint, moins de 5 indicateurs, une vue globale de la santé de la performance.
Les tableaux de bord opérationnels affichent des données en temps réel pour aider à gérer les processus opérationnels quotidiens et sont couramment utilisés par les gestionnaires de service et les employés de première ligne qui ont besoin de connaître et d’agir sur les obstacles et risques dès que possible.
Les tableaux de bord analytiques offrent des fonctionnalités de forage pour explorer les données de manière granulaire et devraient être accessibles aux cadres et aux gestionnaires. Ils se concentrent sur l’obtention d’informations à partir d’un grand volume de données recueillies au fil du temps. Ces données sont utilisées pour comprendre ce qui s’est passé, pourquoi et quels changements devraient être apportés à l’avenir.
Le principal avantage des tableaux de bord est qu’ils fournissent un moyen d’amélioration continue dans l’ensemble de votre organisation. Parce que vous mesurez le rendement, vous pouvez l’améliorer, ou comme le dit Doug Conant, ancien chef de la direction de Campbell’s Soup, «Pour gagner sur le marché, vous devez d’abord gagner en milieu de travail».
- Évaluation de la performance organisationnelle et opérationnelle par rapport au plan
- Prise de décision plus rapide
- Amélioration des communications internes et externes
- Amélioration du rendement des employés
- Augmentation de la rentabilité
Les tableaux de bord performants sont construits avec trois principes fondamentaux:
Ils sont utilisables: l’objectif principal est d’obtenir des informations claires, concises et fondées sur des objectifs. Plus l’information est présentée simplement, mieux c’est.
Ils sont révélateurs: cela revient à l’utilisation des indicateurs clés de performance comme cadre de support pour votre tableau de bord. Prenez le temps de comprendre quelles sont les données les plus importantes.
Ils sont stratégiques: faites passer votre tableau de bord au niveau supérieur. Organisez les informations dérivées des indicateurs clés de performance en trois sections: aperçus, prochaines étapes et impacts potentiels. De toute évidence, cette approche demande plus de travail, mais l’analyse et les prévisions signifient que vous fonctionnez à partir d’une base stratégique plutôt que tactique.
Pour faciliter le choix d’indicateurs de performance de votre organisation, je vous renvoie au livre Key Performance Indicators, The 75 measures every manager needs to know par l’auteur Bernard Marr.
