Bien gérées, les réunions sont des leviers propulseurs de performance. (Photo: 123RF)
BLOGUE INVITÉ. Connaissez-vous les réunions mammouth?
Ces longues réunions qui regroupent plein de monde où on passe un temps fou à discuter d’affaires insignifiantes pour nous. En tête de liste: les réunions d’équipe du lundi matin où tout le monde déballe sa liste de choses à faire.
PU-CA-PA-BLE!
Et pourtant, au nom de la collaboration et du travail d’équipe, on accepte bien des choses, incluant de participer (à reculons) à ces réunions.
«Pas trop le choix», se dit-on. «Que va-t-on penser de moi si je ne vais pas aux rencontres?» C’est sans compter sur la peur de manquer quelque chose d’important. Et la pression de notre gestionnaire pour ne pas passer pour un mouton noir.
Les études démontrent qu’en mode hybride, le temps passé en réunion a explosé passant de 14 à 22 heures par semaine.
Le temps passé en réunion a doublé par rapport à ce qui se faisait il y a à peine quelques années, selon une étude réalisée auprès de 15 000 professionnels par de Reclaim.ai
Pas surprenant que nous ayons l’impression d’avoir la réunionite!
Changer les réunions, est-ce vraiment possible?
Rêvez-vous comme moi d’un monde où les réunions sont bien préparées, de courtes durées (15 à 30 minutes) avec des sujets précis et où seules les personnes pertinentes sont invitées?
Est-il possible dans notre équipe de refuser de participer à une réunion?
Nous donnons-nous le droit de quitter une réunion en cours si notre présence devient futile?
Nous donnons-nous le droit de revoir nos façons d’organiser nos rencontres?
Nous donnons-nous le droit d’animer des réunions complètement différentes, sans sujet précis où nous prenons en main les vrais enjeux du moment?
Tout ça, c’est possible pour vrai ou je rêve en couleur?
Pour que ça change, on discute en équipe! On définit ensemble les normes qui nous conviennent.
Comment accroître l’efficacité des réunions?
Prenons le temps de nous rappeler les principes classiques qui assurent l’efficacité du travail d’équipe:
• Définir le sujet, ce qui permet de n’inviter que les personnes concernées. À mort les réunions mammouths!
• Bien identifier l’objectif de la rencontre et le communiquer aux participants
1. Objectif: information
On ne débat pas d’un point d’information lors d’une réunion. Si quelqu’un souhaite argumenter la décision, ce sera fait après la rencontre.
Exemple: nous devons informer l’équipe du nouvel horaire de travail pour la prochaine saison. On présente alors le nouveau calendrier. C’est fait en moins de 5 minutes.
2. Objectif: consultation
On prévoit plus de temps pour ce type d’objectif pour permettre aux participants de s’exprimer. Gardons en tête que chacun se prononce une seule fois sur le sujet. On évite soigneusement de rebondir sur les commentaires des autres. Comme on n’a pas à obtenir de consensus, on résiste à la tentation de vouloir se convaincre les uns les autres. Aucune décision n’est prise lors de cette réunion.
Exemple: nous considérons offrir un horaire de quatre jours de dix heures au lieu de cinq jours de huit heures. Les participants partagent leur recommandation.
3. Objectif: formation
On planifie le temps nécessaire pour démontrer ce qu’on veut enseigner et pour les questions. Pensez à inclure du temps pour la pratique sinon, les participants vont oublier!
Exemple: se familiariser avec le nouveau système de gestion des vacances de notre module de paie.
4. Objectif: décision
On convient d’un mode décisionnel. Par exemple: 50% + 1, la majorité, faire consensus, pas d’objection: on va de l’avant.
Exemple: nous décidons ensemble de l’achat de notre prochain outil de travail.
Vouloir trop collaborer ou trop travailler en équipe peut facilement avoir des impacts négatifs sur la productivité et la satisfaction au travail ; en plus d’avoir un impact financier évident.
Alors, réunions, amies ou ennemies du travail d’équipe?
C’est juste un incontournable vous me direz!
Bien gérées, les réunions sont des leviers propulseurs de performance. Pour passer à travers ce houleux chemin en équipe, il faut être vigilant, en parler et accepter de revenir aux sources ou de fracasser les classiques façons de faire. Chose certaine, sans action consciente, nos réunions prennent rapidement de mauvais plis.
