Transformation des espaces de travail : une menace pour le cervea
Événements Les Affaires|Publié le 07 octobre 2019
(Photo: 123RF)
Vous planifiez réaménager vos espaces de travail ? Pour une meilleure adhésion des employés, injectez un peu de neurosciences dans votre stratégie de gestion du changement. C’est la proposition que vous feront Solime Gaboriault et Marie-Andrée Rodrigue lors de la conférence Gestion des espaces de travail, présentée par les Événements Les Affaires le 13 novembre prochain, à Québec. M. Gaboriault est cofondateur de Boostalab tandis que Mme Rodrigue est consultante pour la firme de conception de guides pratiques pour rendre l’environnement de travail humain et inspirant.
Pourquoi l’être humain éprouve-t-il de l’insécurité face au changement ?
Solime Gaboriault : Les recherches en neurosciences démontrent que le cerveau réagit aux changements de la même façon qu’il réagissait aux menaces à l’âge de pierre. En résumé, les zones du cerveau qui contrôlent les émotions et les fonctions vitales de l’organisme prennent le dessus sur la région responsable des processus intellectuels. C’est pourquoi les gens ont souvent de la difficulté à rationaliser à l’annonce d’un changement.
Même pour une question de bureaux ?
S.G. : Oui, parce que la transformation des espaces de travail menace cinq besoins fondamentaux. Le scientifique David Rock les a réunis sous le modèle SCARF : Statut, Certitude, Autonomie, Relations et Franc-jeu (Fairness), que je préfère appeler Équité. Par exemple, un gestionnaire qui avait un bureau fermé et qui se retrouve dans un espace ouvert peut avoir l’impression que son statut baisse. Les employés qui n’ont plus de bureau attitré voient leur besoin de certitude ébranlé. Sans compter que les communications de l’entreprise à propos du changement ne disent pas tout. Le premier jour dans les nouveaux espaces, est-ce que la technologie sera prête ? Est-ce que je vais retrouver ma plante ? Ces questions-là tournent dans la tête des employés.
Et les autres éléments du modèle SCARF ?
S.G. : Dans des espaces collaboratifs, certaines personnes craignent de perdre en autonomie par rapport à leurs tâches, d’avoir à se coordonner davantage avec des collègues. Un nouvel environnement de travail est aussi une menace pour les relations. La voisine de bureau qu’on apprécie se retrouvera peut-être à l’autre bout de la salle. Il y aura peut-être des changements d’équipe dans la foulée. Tout cela génère du stress. Enfin, le dernier élément réfère au besoin d’équité. Sous quels critères un département dispose-t-il de bureaux fermés, mais pas les autres ? La charge de travail reliée au déménagement est-elle plus lourde pour certains ? Une perception d’iniquité rend le changement plus difficile à accepter.
Une fois qu’on sait cela, qu’est-ce qu’on fait ?
Marie-Andrée Rodrigue : L’entreprise peut gérer le changement avec l’approche tête-cœur-mains. Quand la tête, le cœur et les mains sont pris en considération, l’engagement des employés envers le changement est optimal. Généralement, les organisations sont bonnes avec la tête. Elles donnent de l’information sur les changements à venir, le pourquoi, l’échéancier. Elles s’adressent à la raison des gens et c’est correct. Cependant, le cœur est souvent mis de côté alors que c’est très important. Il faut voir les émotions comme des informations précieuses sur les préférences de la personne, sur ce qui est important pour elle, sur sa perception de son rôle dans l’entreprise, etc. En tenir compte permet d’aider les employés à bien passer à travers le changement.
Concrètement, comment faire ?
M-A.R. : Ça passe d’abord par des communications qui ne sont pas unidirectionnelles. L’entreprise peut faire des ateliers où les gens partagent leurs préoccupations et trouvent des solutions aux problèmes. Les gestionnaires peuvent aussi s’enquérir des inquiétudes de leur équipe et même faire des rencontres individuelles, au besoin. Bref, il faut écouter et accueillir les émotions des gens.
Et le troisième volet de l’approche, les mains ?
M-A.R. : Pour favoriser l’engagement envers le changement, il est important d’inciter les gens à passer à l’action. Par exemple, on peut former des comités et des groupes de travail, faire participer les employés à la configuration des espaces de travail et au choix du mobilier. L’idée, c’est de leur permettre de travailler concrètement sur le changement.
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