Dix conseils pour réussir son incursion dans le marché des contrats publics

INFRASTRUCTURES ET GRANDS PROJETS. Des experts offrent dix conseils pour une incursion réussie dans le marché des contrats publics.

1. Dénicher les occasions

Avant de soumissionner, il faut repérer les contrats qui peuvent être intéressants. Fabien Durand, président de Keepoint, une entreprise qui accompagne des entreprises dans leur processus d’appel d’offres, conseille aux dirigeants d’en sélectionner d’abord dix, puis de retenir les trois qu’ils croient être en mesure de remporter, selon les critères de sélection indiqués. Pour ce faire, il recommande de mettre en place un système de veille automatisé afin d’être alerté lorsque de nouveaux appels d’offres intéressants apparaissent.

2. Ne pas attendre à la dernière minute

Pour soumissionner, il faut minimalement remplir certaines exigences de base, comme une attestation de Revenu Québec, un code clicSÉQUR, des certifications, etc. « Il ne faut pas attendre à la dernière minute pour les obtenir », affirme Anick-Marie Boivin, conseillère en développement des entreprises sur les marchés publics au ministère de l’Économie et de l’Innovation du Québec (MEI).

3. Évaluer ses capacités

Un entrepreneur doit s’assurer de pouvoir accomplir le mandat pour lequel il soumissionne, sans quoi il peut s’exposer à de sévères pénalités, si celles-ci sont prévues au contrat, signale Jean-Sébastien Thom, gestionnaire au sein du bureau de l’offre de l’entreprise Logient, spécialisée en technologies de l’information. « La clause liée aux pénalités est importante dans la prise de décision », dit-il.

4. Être persévérant

Fabien Durand voit trop souvent des entrepreneurs qui mordent la poussière après avoir soumissionné pour deux contrats différents et qui se disent que les marchés publics ne sont pas faits pour eux. Il recommande plutôt aux dirigeants de participer à cinq appels d’offres avant de passer à autre chose. Cela leur laissera suffisamment de temps pour apprendre à chaque tentative, soutient-il. « Il faut répéter l’expérience, on devient meilleur avec la pratique », acquiesce Anick-Marie Boivin, du MEI.

5. Comprendre le mode de sélection

Est-ce que le donneur d’ouvrage accordera le contrat sur la base du prix uniquement, d’un rapport qualité-prix ou de la qualité seulement ? La réponse à cette question pourrait inciter une entreprise à soumissionner ou à passer son tour. « Quand on voit que c’est le soumissionnaire le plus bas conforme qui l’emporte, on choisit souvent de ne pas répondre à l’appel d’offres parce qu’on sait que des firmes vont offrir un prix très bas et que nous n’aurons aucune chance », explique Jean-Sébastien Thom, de Logient.

6. Recueillir de l’information

Lorsque vient le temps de déposer un dossier, il est utile de consulter les archives du Système électronique d’appels d’offres (SEAO) pour obtenir le plus d’informations possible, affirme Anick-Marie Boivin. « C’est une mine d’or pour une entreprise qui veut être en mesure de connaître son environnement et ses concurrents », dit-elle. Il est par exemple possible de consulter les appels d’offres publiés dans le passé et de trouver quelles entreprises les ont remportés, et à quel prix.

7. Être précis et concis

Dans les nombreux documents à remplir, mieux vaut décrire ses intentions et ses réalisations de manière claire, précise et concise, recommande Fabien Durand. « C’est très difficile de retenir l’attention aujourd’hui, particulièrement avec du texte. C’est la même chose pour les propositions », souligne-t-il.

8. Éviter l’élimination

Le conseil peut paraître banal, mais il ne l’est pas : une entreprise doit s’assurer de satisfaire toutes les exigences et de remettre tous les documents requis pour éviter de voir sa candidature écartée automatiquement. « Des erreurs humaines, ça peut toujours arriver », fait remarquer Jean-Sébastien Thom. Il conseille donc à tout responsable d’une soumission de demander à un collègue de relire le dossier afin de s’assurer qu’il ne manque pas une pièce jointe ou une signature, par exemple.

9. Être honnête

« Dans un appel d’offres, il ne faut jamais inclure des informations que l’on n’est pas capable de démontrer », affirme Jean-Sébastien Thom, de Logient, puisque le donneur d’ouvrage peut demander des preuves et faire des vérifications. « Il ne faut jamais écrire quelque chose de faux, ajoute-t-il, parce que c’est mettre en jeu la réputation de son entreprise. »

10. Apprendre de ses échecs

Lorsque la proposition d’une entreprise n’est pas retenue, celle-ci a tout intérêt à poser des questions au donneur d’ouvrage pour comprendre les raisons du rejet, dans le but de faire mieux la prochaine fois, explique Jean-Sébastien Thom. « Quand on obtient une rétroaction, dit-il, on peut savoir où on se situe par rapport aux autres compagnies, comparer sa performance d’un appel d’offres à un autre et déterminer ce qui fonctionne bien et ce qui doit être amélioré. »