Cette entreprise a momentanément tiré un trait sur les réunions

Voici pourquoi ses employés demandent de répéter cette semaine d'échanges asynchrones. (Photo: 123RF)

RHéveil-matin est une rubrique quotidienne où l’on présente aux gestionnaires et à leurs employés des solutions inspirantes pour bien commencer leur journée. En sirotant votre breuvage préféré, découvrez des astuces inédites pour rendre vos 9@5 productifs et stimulants.

RHÉVEIL-MATIN. En consultant votre calendrier ce matin, vous êtes-vous demandé comment vous parviendrez à accomplir vos tâches entre toutes les réunions qui morcellent déjà votre semaine?

C’est justement pour permettre à ses employés d’accomplir des tâches qui demandent du temps de concentration que la direction de Zapier, une développeuse de logiciel américaine, a proscrit les rencontres d’équipe. Et 80% de ses employés souhaiteraient reconduire l’aventure dans un avenir rapproché.

Pour éviter tout problème de communication, l’entreprise a en amont précisé le cadre de cette «Get stuff done week», ce qu’on peut traduire par «la semaine du travail accompli».

Ainsi, pendant une semaine, pas d’appels pour faire de la rétrospection sur un projet, de rencontres hebdomadaires du département, ou de discussion en tête-à-tête avec son supérieur, mais des échanges par courriels et messagerie instantanée afin de miser sur le «deep work».

Chaque employé a aussi eu à se fixer des objectifs à atteindre d’ici la fin de la semaine, une étape cruciale afin de s’assurer de tirer profit de l’exercice et des heures supplémentaires gagnées.

Dans certaines équipes, précise Zapier, les membres ont même fait part à leurs collègues de ce qu’ils souhaitent accomplir, ce qui «les a aidés à se sentir davantage imputables».

Selon un sondage interne, l’initiative a été couronnée de succès : 80% des salariés sont parvenus à atteindre leurs objectifs, et 89% disent même que les échanges ont été tout aussi efficaces que s’ils s’étaient tenus lors d’une rencontre pour en parler de vive voix.

Plus de la moitié des répondants ont ainsi regagné d’une à cinq heures de travail par semaine, alors que le quart en a retrouvé de 5 à 10 heures. Ce sont là des économies en temps et des gains en productivité importants, surtout chez les gestionnaires, semble-t-il.

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En effet, une dirigeante raconte que ça lui a permis de se concentrer sur ses tâches qui lui demandent de la concentration et de la réflexion, comme de la planification stratégique, chose qu’elle tente habituellement de glisser entre deux rencontres.

Deux autres conclusions ont été tirées à la suite de cet exercice. D’une part, les employés n’ont pas tout bonnement cessé de communiquer, ils ont plutôt trouvé les canaux idéaux afin de faire circuler efficacement l’information en différé. Ensuite, cela leur a permis d’identifier quelles étaient les rencontres réellement essentielles.

Ainsi, à compter de la semaine suivante, certaines réunions autrefois récurrentes ou qui se glissaient sans trop y penser à l’horaire ont été relayées aux oubliettes.

«En tant qu’entreprise qui travaille toujours à distance, c’est important d’avoir du temps pour échanger face à face entre collègues. Si une rencontre reste à l’horaire, assurez-vous d’en tirer le plus profit», conclut une membre de l’équipe.

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