«Le but, c’est vraiment d’augmenter l’engagement et la rétention, explique le directeur des acquisitions chez GSoft, Guillaume Chalifoux. (Photo: courtoisie)
LA TECHNO PORTE CONSEIL est une rubrique qui vous fait découvrir des plateformes, de nouveaux outils ou de nouvelles fonctionnalités pouvant être implantés facilement et rapidement dans votre quotidien au travail, en plus de démystifier les tendances technos du moment.
LA TECHNO PORTE CONSEIL. En discutant avec plus d’une soixantaine de responsables en ressources humaines et en colligeant des rétroactions d’employés, la canadienne GSoft a constaté que le processus d’embauche des entreprises était souvent déficient, venant du même coup affecter leur taux de rétention.
«D’un côté, les RH pensent qu’ils s’en tirent bien et, de l’autre, les cadres ne savent pas comment faire. Comme il n’y a pas de suivi, ils ne se posent pas trop de questions, explique Guillaume Chalifoux, directeur des acquisitions chez GSoft. Dans le milieu, il y a les nouveaux employés qui n’osent pas parler et se plaindre parce qu’ils viennent d’arriver.»
C’est dans ce contexte que la société a développé SoftStart dont le mandat est de faciliter l’intégration des nouveaux employés.
Alors que le monde du travail est en pleine mutation avec l’émergence du télétravail et du travail hybride, «c’est devenu encore plus critique avec la pandémie d’avoir un outil pour intégrer les gens à distance, ajoute Guillaume Chalifoux. Les gens se font intégrer et se font dire ce qu’est la culture de l’entreprise alors que tout le monde est dans leur cuisine.»
Plateforme d’intégration
L’outil, entièrement disponible sur votre navigateur, permet de créer des parcours d’intégration (onboarding) pour vous assurer que l’arrivée d’un nouvel employé se fasse fluidement et que tout le monde soit prêt pour l’accueillir. Il existe aussi une fonction pour préparer en amont l’arrivée d’un nouvel employé avec l’équipe technologique par exemple pour prévoir le matériel.
Concrètement, du côté employeur, les équipes RH construisent le schéma avec l’aide de la personne responsable du département où est embauché le nouvel employé et lui assignent des activités.
Celles-ci peuvent être multiples, allant de capsules présentant la vision de l’entreprise à des vidéos qui présentent chacun des membres de l’équipe pour permettre au nouveau venu de se familiariser et briser la glace, détaille Guillaume Chalifoux.
«Le but, c’est vraiment d’augmenter l’engagement et la rétention, explique-t-il. Il faut que ce soit agréable pour les personnes qui bâtissent le plan, mais aussi pour celles qui le reçoivent.»
Perspective des ressources humaines lors de la conceptualisation des parcours d’intégration. (Photo: courtoisie)
Et justement, le plan est aussi adapté pour les nouveaux employés. «L’employé reçoit les activités au fur et à mesure, ajoute le directeur. Par exemple, à son arrivée, il va seulement voir la liste pour la première semaine.»
En ce qui concerne l’interface — comme vous pouvez le voir sur les captures d’écran — c’est tout simplement un tableau de bord où une liste d’activités est disponible et peut être assignée à l’employé. Une fois finalisés, les schémas peuvent aussi être dupliqués et réutilisés pour les prochaines embauches.
Avec la barre de progression disponible du côté de l’employeur, il est aussi possible de faire des suivis avec l’employé.
Pourquoi adopter cet outil?
Guillaume Chalifoux explique qu’après avoir discuté avec des clients, ces derniers ont remarqué une accélération dans la courbe d’apprentissage des talents recrutés.
«Cela permet de donner les outils pour que les nouveaux employés puissent avoir du succès plus rapidement dans leur rôle, argue-t-il. C’est aussi pratique pour les organisations qui veulent simplifier le processus d’intégration.»
Selon le directeur des acquisitions, tout se joue dans les trois mois suivant l’embauche d’un employé. «C’est là qu’est établie la cadence à laquelle il doit s’attendre pour s’engager dans l’organisation», précise Guillaume Chalifoux.
Il donne en exemple plusieurs histoires qu’il a entendues où les nouveaux venus ont eu leur station de travail deux semaines après leur arrivée. «Comment tu peux prendre tes responsabilités au sérieux quand on a oublié ton processus, s’interroge Guillaume Chalifoux. Avec notre outil, ça permet de ne pas oublier des choses critiques.»
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