L’une des pierres d’assise de ce projet-pilote d’un an, c’est la lettre d’entente. (Photo: Mimi Thian pour Unsplash)
RHéveil-matin est une rubrique quotidienne où l’on présente aux gestionnaires et à leurs employés des solutions inspirantes pour bien commencer leur journée. En sirotant votre breuvage préféré, découvrez des astuces inédites pour rendre vos 9@5 productifs et stimulants.
RHÉVEIL-MATIN. À l’approche de la période des vacances, certains de vos employés globe-trotteurs pourraient être tentés d’ajouter à leur escapade ou à leur retour au bercail quelques jours de travail.
Si accorder un tel privilège requiert une bonne dose de préparation, autant pour minimiser les cybermenaces que les risques fiscaux, l’exercice peut avoir de belles retombées sur votre équipe, si on se fie aux conclusions préliminaires de Catherine Morel, la partenaire d’affaires principale (ressources humaines) chez Énergir.
Depuis un peu plus de huit mois, la société de près de 1500 employés permet à ses cadres de poser leurs valises et leur ordinateur fourni par l’employeur d’Hawaï à la Finlande pour un maximum de trente jours. «On fait ça pour avoir un impact positif sur le bien-être des employés, mais on ne veut pas nuire à celui des autres» qui demeurent au Québec, a expliqué la responsable de ce chantier lors de son passage au Rendez-vous Relations au travail de l’Ordre des CRHA.
C’est l’équipe de gestion des ressources humaines qui tranche afin de permettre à ces télétravailleurs de plier bagage. «Si quelqu’un a un enjeu de comportement ici, ça ne s’améliorera pas dans un autre pays. […] On ne veut pas avoir à gérer à distance quelqu’un qui ne respecte pas les heures de travail, ou qui n’a pas une présence assidue», soutient la patronne.
D’autant que de nombreux experts consultés lors de l’élaboration des grandes lignes de ce projet pilote leur ont fortement déconseillé d’imposer des mesures disciplinaires aux employés à l’étranger, afin d’éviter tout conflit avec les lois du travail de l’endroit où il se trouve.
Signer une lettre d’entente
L’une des pierres d’assise de ce projet-pilote d’un an, c’est la lettre d’entente que doit signer chaque salarié avant de s’envoler vers leur prochaine destination.
Dans celles-ci sont clairement décrites toutes les consignes édictées par le comité organisateur qui a consulté nombre d’experts en fiscalité, en droit et en cybersécurité notamment pour que l’expérience se passe sans anicroches.
Elles concernent la prestation du travail, l’espace où il doit être accompli et le matériel fourni, les politiques de l’entreprise et le contrat de travail, les assurances tout comme les obligations fiscales et en matière d’immigration de l’employé. On y indique aussi ce qui pourrait résilier l’entente.
Bien s’outiller
Énergir a déjà développé de nombreux outils pour l’épauler. Elle a par exemple déployé une page intranet, créé des formulaires, et colligé en un seul document les réponses aux questions qui revenaient fréquemment.
Un système de courriels a aussi été lancé pour informer toutes les parties concernées lorsqu’un employé se trouve à l’étranger, tout comme un tableau de suivi afin d’observer différentes données sur les salariés qui ont voyagé.
De plus, un sondage est rempli par chaque «tracancier» et son patron pour indiquer comment l’expérience s’est déroulée.
Catherine Morel recommande de ne pas accepter de demandes faites plus de six mois avant la date prévue du départ. Il est difficile, du moins pour son organisation, d’évaluer la charge de travail qui pèsera sur l’équipe autant en amont.
Si la personne souhaite s’envoler vers le Maroc, les États-Unis ou la France par exemple, la requête peut être faite jusqu’à deux semaines avant le début de l’escapade. Si le pays ne figure pas sur sa liste de destinations déjà approuvées, trois semaines seront nécessaires afin que des fiscalistes mènent leur enquête.
Prendre son temps
Aux entreprises qui souhaiteraient lui emboîter le pas, Catherine Morel recommande d’ouvrir les vannes graduellement. Énergir a volontairement fait peu de bruit depuis le lancement de cette initiative, craignant de surcharger sa structure encore peu habituée à traiter ce genre de demande.
«On aimait mieux y aller doucement et voir comment ça se déroulerait. [… La communication] est plus passée par des outils à consulter en ligne», précise la conseillère en relation industrielle agréée.
La gestion de la documentation entourant ces requêtes est d’ailleurs le principal défi que rencontre son équipe. Si le projet est reconduit, elle compte automatiser ces processus.
À la fin de juin, Catherine Morel estime qu’une soixantaine de «tracances» devraient avoir été acceptées. Le comité derrière ce projet-pilote pourra ainsi émettre ses recommandations à la haute direction pour déterminer si l’initiative sera officialisée, et sous quelle forme.
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